Definir as relações entre voluntários e empregados: Porque é que é importante e como reduzir os riscos legais

Em muitas organizações sem fins lucrativos e centradas na comunidade, os voluntários desempenham um papel fundamental no apoio às operações e na prestação de serviços. As suas contribuições são muitas vezes essenciais, com os voluntários a darem o seu tempo, energia e competências para beneficiar a comunidade. No entanto, à medida que as linhas entre voluntariado e emprego se esbatem, as organizações podem enfrentar riscos legais significativos e danos à reputação se estas relações não forem claramente definidas e geridas de forma adequada.

Nesta publicação do blogue, exploramos por que razão é fundamental definir as relações entre voluntários e funcionários, quais as obrigações legais que as organizações devem conhecer e como mitigar os riscos associados à classificação incorrecta.

Porque é que a definição da relação é importante

À primeira vista, a distinção entre um funcionário e um voluntário pode parecer óbvia. Os trabalhadores por conta de outrem são pessoas remuneradas que executam tarefas sob contrato, enquanto os voluntários oferecem os seus serviços sem compensação financeira. No entanto, na prática, a linha pode ser muito menos clara - particularmente quando o papel do voluntário não está definido ou quando os voluntários recebem benefícios para além do reembolso básico. Em termos legais e operacionais, a distinção entre um voluntário e um empregado é significativa.

1. Conformidade legal

As leis laborais existem para proteger os direitos dos trabalhadores, abrangendo áreas como salários, horas de trabalho, benefícios, saúde e segurança e proteção contra despedimentos sem justa causa. Se uma organização classificar incorretamente uma pessoa como voluntária quando esta está efetivamente a desempenhar o papel de um empregado, pode ser responsabilizada por salários, impostos e benefícios não pagos. Os litígios judiciais podem ser dispendiosos e prejudiciais para a reputação de uma organização.

2. Seguros e responsabilidade civil

Os empregados e os voluntários estão normalmente cobertos por diferentes apólices de seguro. Os empregados podem estar cobertos por regimes de indemnização dos trabalhadores, enquanto os voluntários podem necessitar de um seguro separado de responsabilidade civil ou de trabalhadores voluntários. A classificação incorrecta de um voluntário como empregado ou vice-versa pode deixar lacunas na cobertura, colocando tanto o indivíduo como a organização em risco se ocorrer um incidente.

3. Equidade e expectativas

A definição de papéis ajuda a estabelecer expectativas claras de ambas as partes. Os voluntários precisam de compreender o que se espera deles e o que podem esperar da organização. Do mesmo modo, os empregados precisam de saber claramente quais são as suas obrigações e responsabilidades. Sem limites definidos, podem surgir problemas de esgotamento, excesso de empenhamento ou conflitos.

Compreender as suas obrigações legais para com os voluntários

As obrigações legais variam de país para país, pelo que é importante começar por contactar as organizações relevantes que defendem o voluntariado no seu país. Estas podem incluir organismos nacionais de topo ou estatais, DOVIAs ou organizações como a NCVO em Inglaterra. Muitas destas organizações oferecem formação e recursos para o ajudar a compreender as suas obrigações legais para com os voluntários. Por exemplo, na Austrália, a Justice Connect's Not-for-profit Law, em consulta com a Volunteering Australia, criou o National Volunteer Guide, que fornece informações sobre as obrigações legais que as organizações australianas devem aos voluntários, bem como modelos, dicas e exemplos práticos.

Melhores práticas para gerir a relação

A gestão da fronteira entre as relações entre voluntários e empregados requer uma abordagem proactiva e transparente. Eis os principais passos para reduzir os riscos:

1. Definir funções e expectativas: Crie descrições de funções para voluntários e funcionários. Certifique-se de que os limites são claros para evitar a duplicação de funções. Além disso, as descrições de funções clarificam as expectativas em relação ao desempenho dos voluntários, caso surjam queixas.
2. Elabore um acordo de voluntariado: Evite utilizar uma linguagem que implique uma relação de trabalho. Um acordo de voluntariado bem redigido define as expectativas ao mesmo tempo que esclarece:
   
   - O papel do voluntário não é remunerado
   - A participação é voluntária e pode ser terminada por qualquer uma das partes
   - O acordo não cria uma relação de trabalho
3. Fornecer formação e apoio: Tanto os voluntários como os empregados devem receber formação inicial adequada, formação contínua e supervisão. A formação ministrada deve incluir as obrigações de segurança e as políticas organizacionais.
4. Criar canais de feedback: Estabeleça fóruns para que tanto os voluntários como os empregados possam expressar preocupações, sugerir melhorias e dar feedback. Ouvir todas as vozes promove uma cultura de colaboração.
5. Reconhecer os contributos de forma equitativa: Celebre e reconheça os contributos dos voluntários e dos empregados. O reconhecimento não tem de ser monetário - um evento de agradecimento ou um artigo num boletim informativo podem ser muito úteis.
6. Rever as políticas regularmente: Certifique-se de que as suas políticas de voluntariado, procedimentos de salvaguarda e mecanismos de reclamação estão actualizados e alinhados com as normas legais em vigor.
7. Evite pagamentos: Embora seja comum reembolsar os voluntários pelas despesas efectuadas, as organizações devem evitar oferecer estipêndios, honorários, sem procurar aconselhamento jurídico. Estes podem ser mal interpretados como salários ou indemnizações.
8. Manter registos: Mantenha registos claros e precisos das funções, horas, acordos, reembolsos e formação dos voluntários. Esta documentação pode ajudar a defender a sua organização na eventualidade de uma queixa ou litígio legal.
9. Reveja regularmente com o seu consultor jurídico: À medida que as leis e as necessidades da organização evoluem, é vital rever periodicamente as suas políticas e práticas de voluntariado com consultores jurídicos qualificados. Isto assegura a conformidade contínua e a gestão de riscos.

A relação entre voluntários e empregados é delicada mas essencial. Quando gerida com ponderação, pode conduzir a uma organização próspera e orientada para a missão, baseada no respeito e na partilha de objectivos. Mas quando ignorada ou mal gerida, pode gerar ressentimentos, perturbar as operações e expor a organização a responsabilidades legais.

Ao compreenderem e cumprirem as obrigações legais, definindo claramente o papel do voluntário e implementando políticas sólidas, as organizações podem promover um ambiente seguro, compatível e mutuamente benéfico tanto para os funcionários como para os voluntários. Ao fazê-lo, protegem a sua missão, os seus colaboradores e a sua sustentabilidade a longo prazo.