Definición de las relaciones entre voluntarios y empleados: Por qué es importante y cómo mitigar los riesgos jurídicos

En muchas organizaciones sin ánimo de lucro y centradas en la comunidad, los voluntarios desempeñan un papel clave en el apoyo a las operaciones y la prestación de servicios. Sus contribuciones son a menudo esenciales, ya que los voluntarios ofrecen su tiempo, energía y habilidades en beneficio de la comunidad. Sin embargo, a medida que se difuminan las fronteras entre voluntariado y empleo, las organizaciones pueden enfrentarse a importantes riesgos jurídicos y daños a su reputación si estas relaciones no se definen claramente y se gestionan de forma adecuada.

En esta entrada de blog, analizamos por qué es fundamental definir las relaciones entre voluntarios y empleados, qué obligaciones legales deben conocer las organizaciones y cómo mitigar los riesgos asociados a una clasificación errónea.

Por qué es importante definir la relación

A primera vista, la distinción entre un empleado y un voluntario puede parecer obvia. Los empleados son personal remunerado que realiza tareas bajo contrato, mientras que los voluntarios ofrecen sus servicios sin compensación económica. Sin embargo, en la práctica, la línea divisoria puede ser mucho menos clara, sobre todo cuando el papel del voluntario no está definido o los voluntarios reciben beneficios más allá del reembolso básico. En términos jurídicos y operativos, la distinción entre un voluntario y un empleado es significativa.

1. Cumplimiento legal

Las leyes laborales existen para proteger los derechos de los trabajadores, cubriendo áreas como los salarios, las horas de trabajo, los beneficios, la salud y la seguridad, y la protección contra el despido improcedente. Si una organización clasifica erróneamente a alguien como voluntario cuando en realidad está desempeñando el papel de un empleado, puede ser responsable de salarios, impuestos y prestaciones no pagados. Las disputas legales pueden ser costosas y dañar la reputación de una organización.

2. Seguros y responsabilidad

Los empleados y los voluntarios suelen estar cubiertos por pólizas de seguro diferentes. Los empleados pueden estar cubiertos por sistemas de indemnización de los trabajadores, mientras que los voluntarios pueden necesitar un seguro de responsabilidad civil o de trabajadores voluntarios aparte. Clasificar erróneamente a un voluntario como empleado o viceversa puede dejar lagunas en la cobertura, poniendo en peligro tanto al individuo como a la organización si se produce un incidente.

3. Equidad y expectativas

Definir las funciones ayuda a establecer expectativas claras para ambas partes. Los voluntarios deben saber qué se espera de ellos y qué pueden esperar de la organización. Del mismo modo, los empleados necesitan tener claras sus obligaciones y responsabilidades. Sin límites definidos, pueden surgir problemas de agotamiento, compromiso excesivo o conflicto.

Comprender sus obligaciones legales para con los voluntarios

Las obligaciones legales varían de un país a otro, por lo que es importante ponerse en contacto primero con las organizaciones pertinentes que defienden el voluntariado en su país. Puede tratarse de organismos nacionales, DOVIA u organizaciones como NCVO en Inglaterra. Muchas de estas organizaciones ofrecen formación y recursos para ayudarle a comprender sus obligaciones legales para con los voluntarios. Por ejemplo, en Australia, Justice Connect's Not-for-profit Law, en consulta con Volunteering Australia, ha creado la Guía Nacional del Voluntario, que proporciona información sobre las obligaciones legales que las organizaciones australianas deben a los voluntarios, así como plantillas, consejos y ejemplos prácticos.

Buenas prácticas para gestionar la relación

Gestionar la frontera entre las relaciones de voluntariado y las de empleado requiere un enfoque proactivo y transparente. He aquí los pasos clave para mitigar el riesgo:

1. Definir funciones y expectativas: Cree descripciones de funciones tanto para los voluntarios como para los empleados. Asegúrese de que los límites están claros para evitar la duplicación de funciones. Además, las descripciones de funciones aclaran las expectativas sobre el rendimiento de los voluntarios en caso de que surjan quejas.
2. Elabore un acuerdo de voluntariado: Evite utilizar un lenguaje que implique una relación laboral. Un acuerdo de voluntariado bien redactado establece las expectativas al tiempo que aclara:
   
   - La función de voluntario no es remunerada
   - La participación es voluntaria y cualquiera de las partes puede poner fin a la misma.
   - El acuerdo no crea una relación laboral.
3. Proporcionar formación y apoyo: Tanto los voluntarios como los empleados deben recibir una iniciación, una formación continua y una supervisión adecuadas. La formación impartida debe incluir las obligaciones de seguridad y las políticas de la organización.
4. Crear canales de retroalimentación: Establezca foros para que tanto voluntarios como empleados expresen sus preocupaciones, sugieran mejoras y aporten sus opiniones. Escuchar todas las voces fomenta una cultura de colaboración.
5. Reconozca las contribuciones de forma equitativa: Celebre y reconozca las contribuciones de voluntarios y empleados por igual. El reconocimiento no tiene por qué ser monetario: un acto de agradecimiento o la publicación de un artículo en un boletín pueden ser de gran ayuda.
6. Revise periódicamente las políticas: Asegúrese de que sus políticas de voluntariado, procedimientos de protección y mecanismos de reclamación están actualizados y se ajustan a las normas legales vigentes.
7. Evite los pagos: Aunque es habitual reembolsar a los voluntarios los gastos de bolsillo, las organizaciones deben evitar ofrecer estipendios u honorarios sin buscar asesoramiento jurídico. Estos pueden ser malinterpretados como salarios o compensaciones.
8. Mantener registros: Mantenga registros claros y precisos de las funciones, horas, acuerdos, reembolsos y formación de los voluntarios. Esta documentación puede ayudar a defender a su organización en caso de reclamación o disputa legal.
9. Revisar periódicamente con el asesor jurídico: A medida que evolucionan las leyes y las necesidades de la organización, es vital revisar periódicamente sus políticas y prácticas de voluntariado con asesores jurídicos cualificados. Esto garantiza el cumplimiento y la gestión de riesgos.

La relación entre voluntarios y empleados es delicada pero esencial. Cuando se gestiona cuidadosamente, puede dar lugar a una organización próspera, impulsada por su misión y basada en el respeto y el propósito compartido. Pero si se ignora o se gestiona mal, puede generar resentimiento, perturbar las operaciones y exponer a la organización a responsabilidades legales.

Al comprender y cumplir las obligaciones legales, definir claramente el papel del voluntario y establecer políticas sólidas, las organizaciones pueden fomentar un entorno seguro, conforme a las normas y mutuamente beneficioso tanto para los empleados como para los voluntarios. Al hacerlo, protegen su misión, su personal y su sostenibilidad a largo plazo.