Au-delà de la formation : Balayer les obstacles à l'engagement bénévole

Il y a quelques années, j'ai interrogé des dizaines d'employés et de bénévoles d'une organisation de réhabilitation d'animaux sauvages dans le cadre d'une évaluation de l'engagement des bénévoles et j'ai été frappé par un thème commun parmi les bénévoles interrogés. Cette organisation était bien gérée, aimée par plus d'un millier de bénévoles dévoués, et son personnel était unanimement d'accord sur le rôle vital que les bénévoles jouaient dans leur travail essentiel. Lors des entretiens, nous demandons souvent aux bénévoles ce qu'ils changeraient s'ils pouvaient modifier une chose de leur expérience au sein de l'organisation - et c'est là que le thème commun surprenant est apparu. Souvent, cette question révèle des souhaits tels que plus de flexibilité dans les horaires, plus de formations en ligne, plus de contacts avec les dirigeants, ou même des places de parking à prix réduit. Ici, la réponse la plus fréquente était les balais. Oui, oui. Des balais.

Dans cette organisation, les balais ne servaient pas seulement à nettoyer les sols. Ils servaient à balayer l'eau sur les ponts des enclos où les mammifères marins sauvés recevaient des traitements et pouvaient se rétablir avant d'être relâchés dans l'océan. Les balais étaient synonymes de sécurité, car ils permettaient de s'assurer que les ponts n'étaient pas trop glissants. Il y avait bien des balais dans l'établissement, mais d'après les bénévoles, ils étaient rares. Il s'agissait de la première demande des bénévoles et, à ce titre, elle constitue une leçon précieuse sur la manière de s'assurer que le personnel d'une organisation a la volonté et la capacité de s'engager et de soutenir efficacement les bénévoles.

Malgré ce que le titre suggère, l'engagement des bénévoles n'est pas seulement la responsabilité d'un "coordinateur des bénévoles" désigné. La plupart des membres d'une organisation sont en contact avec les bénévoles. Il est donc important de posséder les connaissances et les compétences nécessaires pour engager et soutenir les bénévoles, quel que soit le titre de la personne concernée. Pourtant, trop souvent, la préparation du personnel à l'engagement des bénévoles se limite à des ateliers traditionnels ou à des vidéos, sans prendre en compte d'autres aspects essentiels pour équiper le personnel en vue de sa réussite, tels que l'infrastructure. Et c'est là que les balais entrent en jeu.

L'efficacité et l'impact de l'engagement des bénévoles dépendent d'une infrastructure et d'une technologie suffisantes. Veiller à ce que le personnel qui s'associe à des bénévoles soit en mesure de le faire efficacement signifie non seulement le former sur des sujets tels que le feedback des bénévoles, mais aussi travailler avec lui pour développer des postes bien conçus pour les bénévoles, clarifier vos responsabilités mutuelles pour chaque phase de l'engagement d'un bénévole, et confirmer que l'infrastructure nécessaire pour que les bénévoles fassent leur travail efficacement, confortablement et en toute sécurité est bien en place. Cela signifie - vous l'avez deviné - plus de balais.

L'infrastructure comprend de nombreux éléments :

• Le budget (fonds opérationnels destinés à soutenir le personnel, le matériel de bureau, les fournitures pour les programmes, la formation, le matériel et les logiciels technologiques, etc.)
• Personnel (personnel dédié à la gestion des bénévoles, responsabilités en matière d'engagement des bénévoles intégrées dans les descriptions de poste d'autres membres du personnel, etc.)
• Espace (espace de travail, stockage, salles de pause, etc.)
• Équipement et matériel (bacs de stockage, distributeurs de billets, outils de jardinage, kits de programme, uniformes et, bien sûr, balais, etc.)
• Technologie (matériel, notamment ordinateurs, tablettes, téléphones et appareils photo ; logiciels, notamment logiciels de gestion des bénévoles, courriels, applications, etc.)
• Ressources de reconnaissance (restauration, espaces pour les événements, récompenses, cadeaux, etc.)
• Formation (programmes, documents, conférencier invité, rafraîchissements, espace, etc.)
• Politiques et protocoles (manuel du bénévole, vérification des antécédents, gestion des risques, y compris l'assurance, etc.)

Comment collaborez-vous avec les partenaires du personnel pour vous assurer qu'eux et les bénévoles avec lesquels ils travaillent sont équipés pour réussir ? Faites équipe pour élaborer des descriptions de poste. Évaluez ensemble l'infrastructure en place et ce qui pourrait être nécessaire ou utile. Élaborez une stratégie pour obtenir ces ressources, qu'il s'agisse de financement, de temps, de matériel, d'espace ou d'autre chose. Et si vous souhaitez avoir une meilleure idée de ce qui serait utile du point de vue des bénévoles, posez simplement la question. Vous serez peut-être surpris par les réponses. Vous entendrez peut-être qu'un investissement relativement modeste (comme des balais) témoignerait d'une reconnaissance sincère à l'égard de votre personnel bénévole.

Pour en savoir plus sur la manière d'équiper vos collègues pour qu'ils s'engagent efficacement auprès des bénévoles, rejoignez Beth Steinhorn le 2 avril pour un webinaire de Better Impact intitulé "Equipping Staff for Success 2.0 : Au-delà de la formation". Inscrivez-vous ici.