Para além da formação: Eliminar as barreiras ao empenhamento dos voluntários

Há alguns anos, estava a entrevistar dezenas de funcionários e voluntários de uma organização de reabilitação de animais selvagens como parte de uma avaliação do envolvimento dos voluntários e fiquei impressionado com um tema comum entre os voluntários entrevistados. Esta organização era bem gerida, adorada pelo seu quadro de mais de mil voluntários dedicados e contava com uma equipa que concordava unanimemente com o papel vital que os voluntários desempenhavam no seu trabalho de missão crítica. Nas entrevistas, perguntamos frequentemente aos voluntários o que mudariam se pudessem mudar uma coisa na sua experiência na organização - e foi aqui que surgiu o surpreendente tema comum. Muitas vezes, esta pergunta revela desejos dos voluntários como maior flexibilidade de horários, mais formações online, maior exposição à liderança sénior ou mesmo descontos no estacionamento. Aqui, a resposta mais comum foi "vassouras". Pois é. Vassouras.

Nesta organização, as vassouras não serviam apenas para limpar o chão. Eram utilizadas para varrer a água das plataformas dos recintos onde os mamíferos marinhos resgatados recebiam tratamento e podiam recuperar antes de serem libertados no oceano. As vassouras representavam segurança - assegurando que os decks não eram demasiado escorregadios. Sim, havia vassouras nas instalações, mas, de acordo com os voluntários, estavam em falta. Este foi o pedido número 1 dos voluntários e, como tal, fornece uma lição valiosa sobre como garantir que o pessoal de uma organização está disposto e é capaz de envolver e apoiar eficazmente os voluntários.

Apesar do que o título sugere, o envolvimento dos voluntários não é apenas da responsabilidade de um "coordenador de voluntários" designado. Quase toda a gente numa organização interage com os voluntários. Ter os conhecimentos e as competências necessárias para envolver e apoiar os voluntários é importante, independentemente do cargo que se ocupa. No entanto, com demasiada frequência, a preparação do pessoal para envolver os voluntários limita-se aos tradicionais workshops ou vídeos, sem considerar outros aspectos vitais para equipar o pessoal para o sucesso - como as infra-estruturas. E é aqui que entram as vassouras.

O envolvimento eficaz e impactante dos voluntários depende de infra-estruturas e tecnologia suficientes. Assegurar que o pessoal que trabalha em parceria com os voluntários é capaz de o fazer de forma eficaz significa não só dar-lhes formação em tópicos como o fornecimento de feedback aos voluntários, mas também trabalhar com eles para desenvolver posições bem concebidas para os voluntários, clarificar as vossas responsabilidades mútuas em todas as fases do envolvimento de um voluntário e confirmar que a infraestrutura necessária para que os voluntários façam o seu trabalho de forma eficaz, confortável e segura está toda pronta. Isto significa - adivinhou - mais vassouras.

As infra-estruturas incluem muitas coisas:

• Orçamento (fundos operacionais designados para apoiar o pessoal, equipamento de escritório, material de programas, formação, hardware e software tecnológico, etc.)
• Pessoal (pessoal dedicado à gestão de voluntários, responsabilidades de envolvimento de voluntários incorporadas nas descrições de funções de outros membros do pessoal, etc.)
• Espaço (espaço de trabalho, armazenamento, salas de descanso, etc.)
• Equipamento e materiais (caixas de armazenamento, caixas automáticas, ferramentas de jardinagem, kits de programas, uniformes e, claro, vassouras, etc.)
• Tecnologia (hardware, incluindo computadores, tablets, telefones e câmaras; software, incluindo software de gestão de voluntários, correio eletrónico, aplicações, etc.)
• Recursos de reconhecimento (catering, espaços para eventos, prémios, presentes, etc.)
• Formação (currículos, folhetos, orador convidado, bebidas, espaço, etc.)
• Políticas e protocolos (manual do voluntário, verificação de antecedentes, gestão de riscos, incluindo seguros, etc.)

Como está a colaborar com os parceiros do pessoal para garantir que eles e os voluntários com quem trabalham estão preparados para o sucesso? Trabalhem em equipa para desenvolver descrições de funções. Em conjunto, avaliem as infra-estruturas existentes e o que mais poderá ser necessário ou útil. Definam estratégias para defender esses recursos - quer os recursos necessários sejam financiamento, tempo, materiais, espaço ou qualquer outra coisa. E se estiver interessado em obter uma imagem melhor do que seria útil do ponto de vista dos voluntários, basta perguntar. Pode ficar surpreendido com as respostas. Poderá ouvir que um investimento relativamente modesto (como vassouras) seria um sinal de apreço sincero pela sua força de trabalho voluntária.

Para saber mais sobre como equipar os colegas para envolver efetivamente os voluntários, junte-se a Beth Steinhorn no dia 2 de abril para um webinar Better Impact, "Equipping Staff for Success 2.0: Para além da formação". Registe-se aqui.