Más allá de la formación: eliminar las barreras a la participación de los voluntarios

Hace unos años, estaba entrevistando a docenas de empleados y voluntarios de una organización de rehabilitación de fauna salvaje como parte de una evaluación del compromiso de los voluntarios y me sorprendió un tema común entre los entrevistados. Se trataba de una organización bien gestionada, apreciada por su cuadro de más de mil voluntarios entregados y con un personal que estaba unánimemente de acuerdo en el papel vital que desempeñaban los voluntarios en su misión crítica. En las entrevistas, solemos preguntar a los voluntarios qué cambiarían si pudieran cambiar una cosa de su experiencia en la organización, y aquí es donde surgió el sorprendente tema común. A menudo, esta pregunta revela deseos de los voluntarios como más flexibilidad de horarios, más formación en línea, mayor contacto con los directivos o incluso descuentos en el aparcamiento. En este caso, la respuesta más común fue escobas. Sí. Escobas.

En esta organización, las escobas no sólo servían para limpiar el suelo. Se utilizaban para barrer el agua de las cubiertas de los recintos donde los mamíferos marinos rescatados recibían tratamientos y podían recuperarse antes de ser devueltos al océano. Las escobas representaban la seguridad: garantizaban que las cubiertas no estuvieran demasiado resbaladizas. Sí, había escobas en las instalaciones, pero, según los voluntarios, escaseaban. Esta fue la petición número 1 de los voluntarios y, como tal, proporciona una valiosa lección sobre cómo asegurarse de que el personal de una organización está dispuesto y es capaz de involucrar y apoyar eficazmente a los voluntarios.

A pesar de lo que sugiere el título, involucrar a los voluntarios no es sólo responsabilidad de un "coordinador de voluntarios" designado. Casi todo el personal de una organización interactúa con los voluntarios. Con independencia del cargo que se ocupe, es importante contar con los conocimientos y las aptitudes necesarios para implicar y apoyar a los voluntarios. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la preparación del personal para involucrar a los voluntarios se limita a talleres o vídeos tradicionales sin tener en cuenta otros aspectos vitales para equipar al personal para el éxito, como la infraestructura. Y aquí es donde entran en juego las escobas.

La implicación eficaz e impactante de los voluntarios depende de una infraestructura y una tecnología suficientes. Garantizar que el personal que colabora con los voluntarios sea capaz de hacerlo eficazmente significa no sólo formarles en temas como la retroalimentación a los voluntarios, sino también trabajar con ellos para desarrollar puestos bien diseñados para que los voluntarios los ocupen, aclarar las responsabilidades mutuas en cada fase de la participación de un voluntario y confirmar que la infraestructura necesaria para que los voluntarios realicen su trabajo de forma eficaz, cómoda y segura está en su sitio. Eso significa -lo ha adivinado- más escobas.

La infraestructura incluye muchas cosas:

• Presupuesto (fondos operativos designados para apoyar al personal, material de oficina, suministros para programas, formación, hardware y software tecnológico, etc.).
• Personal (personal dedicado a la gestión de voluntarios, responsabilidades de participación de voluntarios incorporadas a la descripción de funciones de otros miembros del personal, etc.).
• Espacio (lugar de trabajo, almacén, salas de descanso, etc.)
• Equipos y materiales (contenedores, cajeros automáticos, herramientas de jardinería, kits de programas, uniformes y, por supuesto, escobas, etc.)
• Tecnología (hardware, incluidos ordenadores, tabletas, teléfonos y cámaras; software, incluido software de gestión de voluntarios, correos electrónicos, aplicaciones, etc.)
• Recursos de reconocimiento (catering, espacios para eventos, premios, regalos, etc.)
• Formación (planes de estudios, folletos, orador invitado, refrigerios, espacio, etc.)
• Políticas y protocolos (manual del voluntario, verificación de antecedentes, gestión de riesgos, incluido el seguro, etc.)

¿Cómo colabora con los socios del personal para garantizar que tanto ellos como los voluntarios con los que trabajan estén equipados para el éxito? Trabaje en equipo para elaborar descripciones de los puestos. Evaluad juntos qué infraestructura existe y qué más podría ser necesario o útil. Elaboren estrategias para conseguir esos recursos, ya sean fondos, tiempo, materiales, espacio o cualquier otra cosa. Y si le interesa tener una idea más clara de lo que sería útil desde el punto de vista del voluntariado, simplemente pregunte. Puede que le sorprendan las respuestas. Quizá le digan que una inversión relativamente modesta (como escobas) sería una señal de sincero agradecimiento a su personal voluntario.

Si desea saber más sobre cómo equipar a sus colegas para implicar eficazmente a los voluntarios, únase a Beth Steinhorn el 2 de abril en el seminario web de Better Impact, "Equipar al personal para el éxito 2.0. Más allá de la formación ": Más allá de la formación". Inscríbase aquí.