Gestão de voluntários Pro Bono

Em todos os programas, chega uma altura em que são necessários voluntários que possam fazer mais do que distribuir cabazes de alimentos ou conduzir grupos escolares através de um museu. É necessário alguém com conhecimentos profissionais: designers gráficos, advogados, especialistas em TI e muito mais. Os voluntários pro bono podem ser uma mais-valia tremenda, mas a sua gestão acarreta um conjunto de desafios próprios.

Antes de contratar alguém, escreva um breve resumo do projeto que defina as expectativas. Deve delinear:

• O problema que está a tentar resolver
• As competências de que necessita
• O que é o sucesso
• Quando é que o projeto deve ser realizado
• Quem é responsável pelo quê

Quando alguém concordar em assumir o trabalho, trate a sua reunião inicial como um pontapé de saída. Analisem juntos o resumo. Seja claro sobre o que é negociável e o que não é. E não se esqueça de prever tempo para feedback e revisões, especialmente se a sua organização tiver vários níveis de aprovação.

Respeite o seu profissionalismo.

Lembre-se de que a maioria dos voluntários pro bono são profissionais que oferecem conhecimentos reais. Não estão apenas a ser generosos; estão a pôr a sua reputação em risco. Tratá-los com o mesmo respeito que demonstraria a um empreiteiro pago é muito importante.

Isso significa:

• Valorizar os seus conselhos e opiniões
• Preparar-se para as reuniões
• Dar feedback útil e específico
• Não pedir "só mais uma coisa" fora do âmbito original

Da mesma forma, também é justo esperar profissionalismo da parte deles. Se os prazos não forem cumpridos ou se a comunicação for irregular, não há problema em abordar o assunto. O facto de não serem pagos não significa que não sejam responsáveis.

Alinhe valores e expectativas.

Uma das maiores armadilhas do trabalho pro bono são as expectativas pouco claras. O voluntário pode estar a imaginar uma peça de portefólio que possa mostrar a futuros clientes, enquanto a organização apenas quer algo funcional e rápido. Ou a organização pode esperar que o voluntário trate de tudo, enquanto o voluntário pensa que só está a fazer as partes técnicas.

A melhor maneira de evitar isto é ter uma conversa sobre valores e expectativas logo à partida. Porque é que o voluntário está interessado em ajudar? O que é que eles esperam obter com a experiência? Quais são as vossas prioridades enquanto organização?

Quando ambas as partes são honestas em relação às suas necessidades e limitações, isso cria confiança e evita frustrações.

Mantenha-se envolvido, mesmo depois do projeto.

Os voluntários pro bono são muitas vezes esquecidos quando se trata de reconhecimento e envolvimento de voluntários. Raramente vão ao local ou participam em eventos. Podem nunca conhecer ninguém para além do membro da equipa que gere o projeto. Como resultado, podem sentir-se desligados da missão.

É uma oportunidade perdida. Alguém que contribuiu com as suas competências já está investido; investiu tempo e energia no seu sucesso. Mantê-los envolvidos pode significar que voltarão a ajudar no futuro, ou que indicarão outras pessoas da sua rede. Pode até levar a um donativo financeiro.

Após a conclusão do projeto, reserve algum tempo para:

• Agradecer, de uma forma pessoal e específica
• Dar-lhes a conhecer o impacto do seu trabalho
• Convidá-los a continuar envolvidos, mesmo que seja apenas enviando-lhes boletins informativos

Aprender com os desafios que surgem.

Nem todos os projectos pro bono correm bem. Por vezes, o projeto não se ajusta bem ou há acontecimentos da vida que se atravessam no caminho. Não faz mal. O que importa é a forma como responde.

Quando um projeto não corresponde às expectativas, dê um passo atrás e pergunte:

• O âmbito foi claro?
• As expectativas eram realistas?
• Ambas as partes comunicaram bem?

A maioria dos problemas que vi com trabalho pro bono não se deveu ao facto de os voluntários não serem competentes. Foram causados por um planeamento deficiente, expectativas vagas ou um desfasamento entre o que era necessário e o que foi oferecido. Se dedicar algum tempo a aprender com cada experiência, reforçará a sua capacidade de gerir projectos futuros.

Uma última história.

Um amigo meu é fotógrafo voluntário de uma organização de apoio ao cancro. Começou por se oferecer para tirar fotografias aos funcionários e à direção para o seu sítio Web. Isso levou-o a fotografar eventos e, depois, a criar ensaios fotográficos sobre as pessoas que servem. Ele adora o trabalho e isso ajuda a promover o seu negócio de fotografia.

Mas só funciona porque a organização o trata como um parceiro, não apenas como um par de mãos livres. Valorizam o seu trabalho, ouvem as suas ideias e mantêm-no informado. E, em troca, ele dá muito mais do que eles esperavam.

É esse o poder de gerir bem os voluntários pro bono. Quando bem feito, não se trata apenas de uma transação. É uma parceria. Com um impacto que vai muito além do projeto em questão.