Gestion des volontaires Pro Bono

Dans chaque programme, il arrive un moment où l'on a besoin de bénévoles qui ne se contentent pas de distribuer des paniers de nourriture ou de guider des groupes scolaires dans un musée. Vous avez besoin de quelqu'un qui possède une expertise professionnelle : graphistes, juristes, spécialistes en informatique, etc. Les bénévoles pro bono peuvent être un atout considérable, mais leur gestion comporte son lot de difficultés.

Avant d'engager quelqu'un, rédigez un bref cahier des charges qui définisse les attentes. Ce document doit contenir les grandes lignes suivantes

• le problème que vous essayez de résoudre
• les compétences dont vous avez besoin
• les conditions de réussite
• le délai dans lequel le travail doit être effectué
• les responsabilités de chacun.

Une fois que quelqu'un a accepté de se charger du travail, considérez votre première réunion comme un coup d'envoi. Passez en revue le dossier ensemble. Expliquez clairement ce qui est négociable et ce qui ne l'est pas. N'oubliez pas de prévoir du temps pour les commentaires et les révisions, surtout si votre organisation a plusieurs niveaux d'approbation.

Respectez leur professionnalisme.

N'oubliez pas que la plupart des bénévoles pro bono sont des professionnels qui offrent une réelle expertise. Ils ne se contentent pas d'être généreux, ils mettent leur réputation en jeu. Les traiter avec le même respect que celui que vous accorderiez à un entrepreneur rémunéré est très utile.

Cela signifie

• Valoriser leurs conseils et leurs opinions
• Préparer les réunions
• Donner un retour d'information utile et spécifique
• Ne pas demander "juste une chose de plus" en dehors du champ d'application initial.

De la même manière, il est juste d'attendre d'eux qu'ils fassent preuve de professionnalisme. Si les délais ne sont pas respectés ou si la communication est irrégulière, il est normal d'y remédier. Ce n'est pas parce qu'ils ne sont pas rémunérés qu'ils ne sont pas responsables.

Alignez les valeurs et les attentes.

L'un des principaux écueils du travail bénévole est le manque de clarté des attentes. Le bénévole peut imaginer un portfolio qu'il pourra montrer à ses futurs clients, alors que l'organisation veut simplement quelque chose de fonctionnel et de rapide. L'organisation peut aussi s'attendre à ce que le bénévole s'occupe de tout, alors que le bénévole pensait qu'il ne s'occupait que des aspects techniques.

La meilleure façon d'éviter cela est d'avoir dès le départ une conversation sur les valeurs et les attentes. Pourquoi le bénévole souhaite-t-il apporter son aide ? Qu'espèrent-ils retirer de cette expérience ? Quelles sont vos priorités en tant qu'organisation ?

Lorsque les deux parties sont honnêtes quant à leurs besoins et à leurs contraintes, la confiance s'installe et les frustrations sont évitées.

Restez engagé, même après le projet.

Les bénévoles pro bono passent souvent entre les mailles du filet en ce qui concerne la reconnaissance et l'engagement des bénévoles. Il est rare qu'ils viennent sur place ou qu'ils participent à des événements. Il se peut qu'ils ne rencontrent jamais personne en dehors du membre du personnel qui gère le projet. En conséquence, ils peuvent se sentir déconnectés de la mission.

C'est une occasion manquée. Une personne qui a apporté ses compétences est déjà investie ; elle a consacré du temps et de l'énergie à votre réussite. En les gardant engagés, ils pourraient vous aider à nouveau à l'avenir ou vous recommander à d'autres membres de leur réseau. Cela peut même déboucher sur un don financier.

Une fois le projet terminé, prenez le temps de.. :

• dire merci, de manière personnelle et spécifique
• leur faire part de l'impact de leur travail
• Les inviter à rester impliqués, même s'il ne s'agit que de leur envoyer des bulletins d'information.

Tirer les leçons des difficultés rencontrées.

Tous les projets pro bono ne se déroulent pas sans heurts. Il arrive que le projet ne convienne pas ou que des événements de la vie s'y opposent. Ce n'est pas grave. Ce qui compte, c'est la façon dont vous réagissez.

Lorsqu'un projet ne répond pas aux attentes, prenez du recul et posez-vous des questions :

• La portée du projet était-elle claire ?
• Les attentes étaient-elles réalistes ?
• Les deux parties ont-elles bien communiqué ?

La plupart des problèmes que j'ai constatés dans le cadre de travaux bénévoles n'étaient pas dus à un manque de compétences des bénévoles, mais à une mauvaise planification, à des attentes vagues ou à une mauvaise communication. Ils étaient dus à une mauvaise planification, à des attentes vagues ou à une inadéquation entre ce qui était nécessaire et ce qui était offert. En prenant le temps de tirer les leçons de chaque expérience, vous renforcerez votre capacité à gérer les projets futurs.

Une dernière anecdote.

Un de mes amis est photographe bénévole pour une organisation de soutien aux personnes atteintes d'un cancer. Il a commencé par proposer de prendre les photos du personnel et du conseil d'administration pour leur site web. Il s'est ensuite mis à photographier des événements, puis à créer des essais photographiques sur les personnes qu'ils aident. Il adore ce travail, qui l'aide à commercialiser son entreprise de photographie.

Mais cela ne fonctionne que parce que l'organisation le traite comme un partenaire, et non comme une simple paire de mains. Elle apprécie son travail, écoute ses idées et le tient au courant. En retour, il donne bien plus que ce qu'ils attendaient.

C'est là tout l'intérêt d'une bonne gestion des volontaires pro bono. Lorsqu'elle est bien faite, il ne s'agit pas d'une simple transaction, mais d'un partenariat. C'est un partenariat. Avec un impact qui va bien au-delà du projet en cours.