Gestión de voluntarios pro bono

Llega un momento en todos los programas en que se necesitan voluntarios que puedan hacer algo más que repartir cestas de comida o guiar a grupos escolares por un museo. Necesita a alguien con experiencia profesional: diseñadores gráficos, abogados, especialistas en TI, etc. Los voluntarios pro bono pueden ser un gran activo, pero su gestión conlleva sus propios retos.

Antes de contratar a alguien, redacte un breve resumen del proyecto que establezca las expectativas. Debe esbozar:

• El problema que intenta resolver
• Las habilidades que necesita
• Cómo debe ser el éxito
• Cuándo debe realizarse
• Quién es responsable de qué

Una vez que alguien acepte encargarse del trabajo, considera la reunión inicial como un saque inicial. Repasen juntos las instrucciones. Deja claro qué es negociable y qué no. Y no olvides dejar tiempo para comentarios y revisiones, sobre todo si tu organización tiene varios niveles de aprobación.

Respete su profesionalidad.

Recuerde que la mayoría de los voluntarios pro bono son profesionales que ofrecen una experiencia real. No sólo son generosos, sino que se juegan su reputación. Tratarles con el mismo respeto que mostraría a un contratista remunerado es muy beneficioso.

Esto significa

• Valorar sus consejos y opiniones
• Preparar las reuniones
• Aportar comentarios útiles y concretos
• No pedir "una cosa más" fuera del alcance original.

Del mismo modo, también es justo esperar profesionalidad por su parte. Si no se cumplen los plazos o la comunicación es irregular, no pasa nada por abordarlo. Que no reciban un sueldo no significa que no tengan que rendir cuentas.

Alinear valores y expectativas.

Uno de los mayores escollos del trabajo pro bono son las expectativas poco claras. El voluntario puede estar imaginando una pieza de su portafolio que pueda mostrar a futuros clientes, mientras que la organización sólo quiere algo funcional y rápido. O puede que la organización espere que el voluntario se encargue de todo, mientras que el voluntario cree que sólo se ocupará de la parte técnica.

La mejor manera de evitarlo es mantener una conversación inicial sobre valores y expectativas. ¿Por qué les interesa ayudar? ¿Qué esperan obtener de esta experiencia? ¿Cuáles son sus prioridades como organización?

Cuando ambas partes son sinceras sobre sus necesidades y limitaciones, se genera confianza y se evitan frustraciones.

Mantenga el compromiso, incluso después del proyecto.

Los voluntarios pro bono suelen pasar desapercibidos cuando se trata de reconocimiento y compromiso. Rara vez acuden a las instalaciones o asisten a eventos. Puede que nunca conozcan a nadie más que al miembro del personal que gestiona el proyecto. Como resultado, pueden sentirse desconectados de la misión.

Es una oportunidad perdida. Alguien que ha contribuido con sus habilidades ya ha invertido; ha dedicado tiempo y energía a su éxito. Mantener su compromiso puede significar que vuelvan a ayudar en el futuro o que recomienden a otras personas de su red. Incluso podría dar lugar a una donación económica.

Una vez finalizado el proyecto, tómese su tiempo:

• Dar las gracias de forma personal y concreta.
• Hacerles saber el impacto de su trabajo
• Invitarles a seguir participando, aunque sólo sea enviándoles boletines informativos.

Aprenda de los retos que surjan.

No todos los proyectos pro bono salen bien. A veces no encajan bien, o los acontecimientos de la vida se interponen en el camino. No pasa nada. Lo que importa es cómo respondes.

Cuando un proyecto no cumpla las expectativas, dé un paso atrás y pregúntese:

• ¿Era claro el alcance?
• ¿Eran realistas las expectativas?
• ¿Hubo buena comunicación entre ambas partes?

La mayoría de los problemas que he visto con el trabajo pro bono no se debían a que los voluntarios no estuvieran cualificados. Se debieron a una mala planificación, a expectativas vagas o a un desajuste entre lo que se necesitaba y lo que se ofrecía. Dedicar tiempo a aprender de cada experiencia reforzará tu capacidad para gestionar futuros proyectos.

Una última anécdota.

Un amigo mío trabaja como fotógrafo voluntario para una organización de ayuda a enfermos de cáncer. Empezó ofreciéndose a fotografiar al personal y a la junta directiva para su sitio web. De ahí pasó a fotografiar eventos y luego a crear reportajes fotográficos sobre las personas a las que atienden. Le encanta y le ayuda a comercializar su negocio de fotografía.

Pero sólo funciona porque la organización le trata como a un socio, no sólo como a un par de manos libres. Valoran su trabajo, escuchan sus ideas y le mantienen informado. Y a cambio, él da mucho más de lo que esperaban.

Ese es el poder de gestionar bien a los voluntarios pro bono. Cuando se hace bien, no es sólo una transacción. Es una asociación. Con un impacto que va mucho más allá del proyecto en cuestión.