Gestión de responsabilidad civil en un organismo de voluntariado

¿Le suena familiar? Alguien de su organización tiene una idea para un nuevo programa estupendo -algo que puede mejorar la misión y satisfacer una necesidad real en su comunidad-, pero surgen preocupaciones sobre la responsabilidad. "Sí, sería estupendo poner en marcha un programa de transporte (o un programa de alimentación, actividades extraescolares para niños, etc.), pero ¿cuál es nuestra responsabilidad si lo hacemos?".

El miedo a lo desconocido es comprensible. La buena noticia es que, por lo general, la responsabilidad puede gestionarse y usted puede poner esa "palabra con L" en su sitio.

¿Qué significa esta palabra? La responsabilidad civil es una situación en la que el voluntario y/o la organización son responsables de lesiones corporales o daños a la propiedad. (También hay otros tipos de responsabilidad, pero a efectos de este artículo nos ceñiremos a las lesiones corporales y los daños a la propiedad). Si hay una demanda, se dirá que el voluntario fue negligente o que la propia organización fue negligente. He aquí una definición práctica de "negligencia":

No hizo algo que debería haber sabido hacer, o hizo algo que debería haber sabido que no debía hacer.

Si no seleccionó, formó o supervisó adecuadamente al voluntario implicado, así es como la responsabilidad podría extenderse a su organización. Los cargos podrían no ser válidos. La gente es demandada todo el tiempo por cosas que no hizo. Pero es importante crear un entorno -se podría decir una cultura- en el que las probabilidades de que se produzca una demanda por responsabilidad civil sean tan bajas como sea posible. Algunas medidas prácticas que le ayudarán a protegerse de una acusación de negligencia:

• Identificación de riesgos - Reúna a sus mejores mentes y haga una lluvia de ideas con la pregunta: "¿Qué podría salir mal en su operación que podría resultar en lesiones corporales a alguien (incluido el voluntario) o daños a la propiedad?" No te detengas hasta que tengas al menos 30 escenarios, luego clasifícalos A, B, C o D, obteniendo una "A" las catástrofes gritonas que podrían dejarte fuera del negocio. A continuación, desarrolle procedimientos escritos diseñados para eliminar o minimizar sus riesgos. (Si desea más orientación sobre cómo hacerlo, vaya a VIS Volunteers, desplácese hasta "Volunteer Management Documents" y descargue "Fundamentals of a Volunteer Risk Management System").
• Verificaciónde antecedentes - Realice una verificación de antecedentes penales de cualquier voluntario que vaya a trabajar con clientes vulnerables, una verificación de crédito de cualquier voluntario que vaya a manejar dinero y una verificación del Registro de Vehículos Motorizados de cualquier conductor voluntario. Demuestra tu diligencia debida. Sure Check Background Screening es una empresa especializada en organizaciones sin ánimo de lucro. Maggie Benson, presidenta de Sure Check, señala que "una exhaustiva comprobación de antecedentes añade una capa esencial de protección tanto para la organización como para las personas a las que sirve. Ayuda a identificar los riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas - previniendo daños, protegiendo a la población a la que sirve y dando a todos una mayor tranquilidad."
• Formación y rendición de cuentas - Aunque la investigación de antecedentes no indique ningún problema, el voluntario debe seguir las normas establecidas por usted, basadas en la identificación de riesgos. Permitir que los voluntarios tomen sus propias decisiones puede crear riesgos que pueden perjudicarle, así que haga hincapié en su programa de gestión de riesgos en la orientación y la formación. Si un voluntario se niega a seguir sus normas, hágale responsable, igual que hace con su personal remunerado. Recuerde la definición de "negligencia": ponga siempre a su organización en primer lugar, y no permita que un voluntario testarudo cree un problema.
• La parte del seguro: aunque las compañías de seguros suelen incluir a los voluntarios en la póliza de responsabilidad civil comercial de la organización sin coste adicional, no debería aceptarlo. Asegure a sus voluntarios con una póliza de responsabilidad civil independiente, de modo que no comparta los límites de responsabilidad de su organización con los voluntarios. (Haga clic en "Member Benefits" en VIS Volunteers para obtener más información)
• Si ocurre algo malo, aprenda de ello - ¿Se siguieron los procedimientos? En caso negativo, ¿por qué no? ¿Debería modificarse alguna parte de su sistema de gestión de riesgos? Investigue a fondo y avise a su compañía de seguros. A menudo, las reclamaciones por responsabilidad civil tardan en producirse, y su contrato de seguro exige que notifique las reclamaciones "a tiempo". No espere a que la situación se calme y no deje que su abogado decida si debe notificar la reclamación.

Sí, la "palabra con L" suele poder controlarse. No tiene por qué impedir que su organización sea lo mejor posible para aquellos a quienes sirve.

Acerca de VIS

Volunteers Insurance Service Association, Inc. (VIS) se fundó en 1972 con el propósito de ofrecer servicios de seguros y gestión de riesgos a organizaciones de voluntarios. Póngase en contacto con nosotros en el (800) 222-8920, o volunteers@visvolunteers.com, para obtener más información sobre nuestros programas y servicios. VIS es socio oficial de Better Impact.