Gestion de la responsabilité civile dans un organisme bénévole

Cette situation vous est-elle familière ? Quelqu'un dans votre organisation a une idée pour un nouveau programme formidable - quelque chose qui peut renforcer la mission et répondre à un besoin réel dans votre communauté - mais des inquiétudes sont soulevées au sujet de la responsabilité. "Oui, ce serait bien de lancer un programme de transport (ou un programme alimentaire, des activités extrascolaires pour les enfants, etc.), mais quelle est notre responsabilité si nous le faisons ?

La peur de l'inconnu est compréhensible. La bonne nouvelle, c'est que la responsabilité peut généralement être gérée et que vous pouvez mettre ce "mot en L" à sa place.

Que signifie ce mot ? La responsabilité est une situation dans laquelle le bénévole et/ou l'organisation sont tenus responsables de dommages corporels ou matériels. (Il existe d'autres types de responsabilité, mais pour les besoins de cet article, nous nous en tiendrons aux dommages corporels et matériels). En cas de procès, on dira que le bénévole a été négligent ou que l'organisation elle-même a été négligente. Voici une définition pratique de la "négligence" :

Vous n'avez pas fait quelque chose que vous auriez dû savoir faire, ou vous avez fait quelque chose que vous auriez dû savoir ne pas faire.

Si vous n'avez pas correctement sélectionné, formé ou supervisé le bénévole impliqué, c'est ainsi que la responsabilité de votre organisation peut être engagée. Les accusations peuvent ne pas être valables. Les gens sont constamment poursuivis pour des choses qu'ils n'ont pas faites. Mais il est important de créer un environnement - on pourrait dire une culture - où les risques de poursuites en responsabilité civile sont aussi faibles que possible. Voici quelques mesures pratiques qui vous mettront à l'abri d'une accusation de négligence :

• Identification des risques - Réunissez vos meilleurs cerveaux et réfléchissez à la question suivante : "Qu'est-ce qui pourrait mal tourner dans votre activité et entraîner des dommages corporels (y compris pour le bénévole) ou matériels ?" Ne vous arrêtez pas avant d'avoir élaboré au moins 30 scénarios, puis classez-les en A, B, C ou D, en attribuant la note "A" aux catastrophes les plus criantes qui pourraient vous conduire à la faillite. Élaborez ensuite des procédures écrites visant à éliminer ou à minimiser vos risques. (Si vous souhaitez obtenir davantage de conseils sur la manière de procéder, rendez-vous sur le site VIS Volunteers, faites défiler la page jusqu'à "Volunteer Management Documents" et téléchargez "Fundamentals of a Volunteer Risk Management System").
• Vérificationdes antécédents - Effectuez une vérification des antécédents criminels de tout bénévole qui travaillerait avec des clients vulnérables, une vérification de la solvabilité de tout bénévole qui manipulerait de l'argent et une vérification du dossier de véhicule à moteur de tout conducteur bénévole. Cela montre que vous faites preuve de diligence. Sure Check Background Screening est une source spécialisée dans les organisations à but non lucratif. Maggie Benson, présidente de Sure Check, note qu'"une vérification complète des antécédents ajoute une couche essentielle de protection à la fois pour l'organisation et pour les personnes qu'elle sert. Elle permet d'identifier les risques potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes - en évitant les préjudices, en protégeant la population que vous servez et en donnant à chacun une plus grande tranquillité d'esprit".
• Formation et responsabilisation - Même si le contrôle des antécédents ne révèle aucun problème, votre bénévole doit respecter les règles que vous avez élaborées en fonction de l'identification des risques que vous avez effectuée. Le fait de donner aux bénévoles les moyens de prendre leurs propres décisions peut créer des risques qui peuvent vous être préjudiciables. Si un bénévole refuse de suivre vos règles, tenez-le pour responsable, tout comme vous le faites pour votre personnel rémunéré. N'oubliez pas la définition du terme "négligence" : faites toujours passer votre organisation en premier et ne laissez pas un bénévole têtu créer un problème.
• L'assurance - Bien que les compagnies d'assurance incluent généralement les bénévoles dans la police d'assurance responsabilité civile générale de l'organisation sans frais supplémentaires, vous ne devez pas accepter cette situation. Assurez vos bénévoles au moyen d'une police d'assurance responsabilité civile distincte, afin de ne pas partager les limites de responsabilité de votre organisation avec les bénévoles. (Cliquez sur "Member Benefits" à VIS Volunteers pour en savoir plus).
• Si quelque chose de grave se produit, tirez-en des leçons - Les procédures ont-elles été respectées ? Si ce n'est pas le cas, pourquoi ? Faut-il modifier une partie de votre système de gestion des risques ? Menez une enquête approfondie et prévenez votre compagnie d'assurance. Les réclamations en matière de responsabilité civile sont souvent lentes à se développer et votre contrat d'assurance exige que vous déclariez les réclamations en temps utile. N'attendez pas que la situation s'apaise et ne laissez pas votre avocat décider de déclarer ou non le sinistre.

Oui, le "mot en L" peut généralement être géré. Il ne doit pas empêcher votre organisation de donner le meilleur d'elle-même à ceux qu'elle sert.

À propos de VIS

Volunteers Insurance Service Association, Inc. (VIS) a été créée en 1972 dans le but de fournir des services d'assurance et de gestion des risques aux organisations bénévoles. Contactez-nous au (800) 222-8920, ou à volunteers@visvolunteers.com, pour plus d'informations sur nos programmes et services. VIS est un partenaire officiel de Better Impact.