Gestão da responsabilidade civil em organizações de voluntariado

Isto soa-lhe familiar? Alguém na sua organização tem uma ideia para um novo programa fantástico - algo que pode melhorar a missão e satisfazer uma necessidade real na sua comunidade - mas surgem preocupações sobre a responsabilidade. "Sim, seria ótimo começar um programa de transportes (ou um programa de alimentação, actividades pós-escolares para crianças, etc.), mas qual é a nossa responsabilidade se o fizermos?"

O medo do desconhecido é compreensível. A boa notícia é que, normalmente, a responsabilidade pode ser gerida e pode pôr a "Palavra L" no seu lugar.

O que é que essa palavra significa? Responsabilidade é uma situação em que o voluntário e/ou a organização são responsabilizados por lesões corporais ou danos materiais. (Existem também outros tipos de responsabilidade, mas para efeitos deste artigo vamos cingir-nos aos danos corporais e materiais). Se houver uma ação judicial, esta dirá que o voluntário foi negligente ou que a própria organização foi negligente. Eis uma definição prática de "negligência":

Não fez algo que devia saber que devia fazer, ou fez algo que devia saber que não devia fazer.

Se não selecionou, formou ou supervisionou corretamente o voluntário envolvido, a responsabilidade pode ser extensível à sua organização. As acusações podem não ser válidas. As pessoas são processadas a toda a hora por coisas que não fizeram. Mas é importante criar um ambiente - pode dizer-se uma cultura - em que as hipóteses de uma queixa de responsabilidade sejam tão baixas quanto possível. Alguns passos práticos para o ajudar a proteger-se de uma acusação de negligência:

• Identificação de riscos - Reúna os seus melhores cérebros e faça um brainstorming sobre a questão: "O que é que pode correr mal na sua operação que possa resultar em lesões corporais de alguém (incluindo o voluntário) ou danos materiais?" Não pare até ter, pelo menos, 30 cenários e classifique-os em A, B, C ou D, sendo que as catástrofes gritantes que podem levar à falência recebem um "A". Em seguida, desenvolva procedimentos escritos concebidos para eliminar ou minimizar os seus riscos. (Se pretender mais orientações sobre como fazer isto, vá a VIS Volunteers, desça até "Volunteer Management Documents," e descarregue "Fundamentals of a Volunteer Risk Management System.")
• Verificação de antecedentes - Efectue uma verificação dos antecedentes criminais de qualquer voluntário que vá trabalhar com clientes vulneráveis, uma verificação de crédito de qualquer voluntário que vá lidar com dinheiro e uma verificação do registo automóvel de qualquer condutor voluntário. Isto demonstra a sua devida diligência. A Sure Check Background Screening é uma fonte especializada em organizações sem fins lucrativos. Maggie Benson, presidente da Sure Check, observa que "uma verificação abrangente dos antecedentes acrescenta uma camada essencial de proteção tanto para a organização como para as pessoas que serve. Ajuda a identificar potenciais riscos antes de se tornarem problemas - prevenindo danos, protegendo a população que serve e dando a todos uma maior paz de espírito."
• Formação e responsabilização - Mesmo que o inquérito pessoal não indique qualquer problema, o seu voluntário tem de seguir as suas regras, que serão desenvolvidas com base na identificação de riscos que efectuou. Dar poder aos voluntários para tomarem as suas próprias decisões pode criar exposições a riscos que o podem prejudicar, por isso, dê ênfase ao seu programa de gestão de riscos na orientação e formação. Se um voluntário se recusar a seguir as suas regras, responsabilize-o, tal como faz com o seu pessoal remunerado. Lembre-se da definição de "negligência": coloque sempre a sua organização em primeiro lugar e não deixe que um voluntário teimoso crie um problema.
• A parte do seguro - Embora as companhias de seguros incluam normalmente os voluntários na apólice de responsabilidade geral comercial da organização sem custos adicionais, não deve aceitar isso. Faça um seguro para os seus voluntários com uma apólice de responsabilidade separada, para não partilhar os limites de responsabilidade da sua organização com os voluntários. (Clique em "Member Benefits" (Benefícios dos membros) em VIS Volunteers para saber mais)
• Se algo de mau acontecer, aprenda com isso - Os procedimentos estavam a ser seguidos? Se não, porquê? Alguma parte do seu sistema de gestão de riscos deve ser modificada? Investigue minuciosamente e avise a sua companhia de seguros. Os pedidos de indemnização por responsabilidade civil são muitas vezes lentos e o seu contrato de seguro exige que comunique os pedidos de indemnização de forma "atempada". Não espere que a situação se resolva e não deixe que o seu advogado decida se deve ou não comunicar o sinistro.

Sim, a "palavra com L" pode ser gerida. Não precisa de impedir a sua organização de ser o melhor possível para aqueles que serve.

Sobre o VIS

A Volunteers Insurance Service Association, Inc. (VIS) foi criada em 1972 com o objetivo de fornecer serviços de seguros e de gestão de riscos para organizações de voluntários. Contacte-nos através do número (800) 222-8920, ou volunteers@visvolunteers.com, para obter mais informações sobre os nossos programas e serviços. O VIS é um parceiro oficial da Better Impact.