Tal vez ocurrió en una reunión de personal: "Nos gustaría que te encargaras de la coordinación de voluntarios, ¡se te da muy bien la gente!". O tal vez te contrataron específicamente para esa función, y estás mirando tu mesa vacía preguntándote por dónde empezar. En cualquier caso, si eres nuevo en la gestión de voluntarios, probablemente hayas descubierto algo sorprendente: este trabajo es mucho más complejo de lo que la mayoría de la gente cree.
He trabajado con muchos líderes de voluntarios que fueron contratados para una función y que, en silencio, se encargaron de la gestión de voluntarios además de todo lo demás. Casi todos ellos dicen lo mismo: "Ojalá alguien me hubiera dicho que éste era su propio trabajo".
No está solo. Miles de profesionales de organizaciones sin ánimo de lucro se encuentran exactamente en esta situación cada año: de repente son responsables de captar, gestionar y retener voluntarios sin ninguna formación formal sobre cómo hacerlo. Y aunque usted sea excelente en su función original (trabajo social, ejecución de programas, administración, recaudación de fondos), la gestión de voluntarios no es sólo "ayudar". Es una función especializada con su propio conjunto de habilidades, y a la mayoría de la gente nunca se lo dicen cuando empiezan.
Según Susan J. Ellis, una de las principales autoridades en gestión del voluntariado, uno de los errores más comunes que cometen las organizaciones es no apoyar adecuadamente a los nuevos líderes en la participación de los voluntarios. Señala que muchas personas son "ungidas" para desempeñar funciones de gestión del voluntariado sin haberlas buscado, y siguen considerando su trabajo original como su prioridad mientras intentan "colar" responsabilidades relacionadas con el voluntariado.
¿Cuál es el resultado? Responsables abrumados, programas de voluntariado en dificultades y oportunidades perdidas para aprovechar realmente el poder de la participación comunitaria.
Pero la buena noticia es que, con la base adecuada, esos primeros 90 días no tienen por qué ser un caos y una confusión. Esto es lo que realmente necesita para centrarse en.
Antes de hacer cualquier otra cosa, necesita un sistema. No una complicada base de datos de nivel empresarial, sino una forma clara de saber quiénes son tus voluntarios, qué hacen, cuándo están programados y cómo contactar con ellos.
Como mínimo, necesita
Que estos datos se archiven en una hoja de cálculo, en un sencillo software de gestión de voluntarios o incluso en un sistema de archivo bien organizado depende del tamaño y el presupuesto de su organización. La clave es la coherencia. Elige un sistema y cíñete a él. Otro gran recurso citable es Volunteer Management: Mobilizing All the Resources of the Community, en este libro McCurley y Lynch comparten investigaciones que destacan que la retención de voluntarios está directamente correlacionada con lo organizado y profesional que el sistema de gestión les parece a los voluntarios.
He aquí un secreto que salvará su cordura: No puede hacerlo todo a la vez, y no debería intentarlo. Si ya te sientes atrasado, eso no significa que lo estés haciendo mal. Suele significar que te importa, y que aún no te han dado ni el tiempo ni las herramientas. Concédete un poco de gracia y recuerda que no puedes construir un rascacielos sin poner primero los cimientos.
En tus primeras semanas, céntrate en estas prioridades básicas:
Todo lo demás (la reescritura del manual del voluntario, la nueva campaña de captación, la revisión de la base de datos) puede esperar. Permítase hacer un triaje. El programa de voluntariado ya existía antes de que usted llegara; sobrevivirá mientras usted se orienta.
Uno de los mayores errores que cometen los nuevos gestores de voluntarios es evitar por completo la tecnología o intentar implantar todas las herramientas a la vez.
Empiece por lo sencillo. Como mínimo, necesita
A medida que te sientas más cómodo, puedes explorar opciones de software de gestión de voluntarios, herramientas de programación y sistemas de comunicación automatizados. Hay muchas herramientas disponibles para ayudar a que la incorporación, programación, comunicación y seguimiento de las horas de voluntariado sea una tarea mucho menos desalentadora. El software más sofisticado del mundo no servirá de nada si no se dispone de procesos claros.
La gestión del voluntariado es diferente en cada organización. Algunos gestores de voluntarios son líderes estratégicos que delegan la supervisión diaria en el personal del programa. Otros son coordinadores prácticos que gestionan todo, desde la captación hasta el reconocimiento.
Tómese su tiempo para aclararlo:
Esta claridad le ahorrará innumerables quebraderos de cabeza y le ayudará a establecer límites realistas. Como señala Ellis en From the Top Down, las organizaciones a menudo no definen claramente el alcance y la autoridad de los puestos de gestión de voluntarios, dejando que los nuevos en este papel adivinen sus responsabilidades.
Nadie espera que lo sepa todo. Pero sí necesita saber dónde encontrar respuestas. Empiece a crear su lista de recursos:
Tener estos recursos al alcance de la mano significa que nunca se parte de cero. Es más que probable que alguien se haya enfrentado antes a su reto y haya documentado la solución.
Si no haces nada más en tus primeros tres meses, céntrate en estos aspectos fundamentales:
Semanas 1-4: Escuche y aprenda.
Reúnase con las partes interesadas, observe las prácticas actuales e identifique lo que funciona y lo que no. No cambie nada todavía. Documente lo aprendido.
Semanas 5-8: Organizar y estabilizar.
Ponga sus sistemas en orden, establezca protocolos de comunicación y aborde cualquier problema o carencia urgente.
Semanas 9-12: Planificar y priorizar.
Ahora que conoce el panorama, elabore un plan realista para el próximo trimestre. Céntrese en una o dos mejoras clave en lugar de intentar arreglarlo todo a la vez.
Comenzar una nueva función, especialmente una tan polifacética como la gestión de voluntarios, puede resultar abrumador. Pero recuerde: todos los gestores de voluntarios experimentados estuvieron alguna vez exactamente donde usted se encuentra ahora. Todos hemos pasado por la experiencia de ser nuevos en el puesto. En este campo se han establecido buenas prácticas, comunidades de apoyo y estrategias probadas para el éxito.
La clave está en tener paciencia durante la curva de aprendizaje y, al mismo tiempo, invertir en construir una base sólida. Esos primeros 90 días son cruciales, pero también son sólo el principio de lo que puede ser una trayectoria profesional increíblemente gratificante.
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Karin Henderson, CVA
Directora, J2KConsulting.co
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