Cela s'est peut-être produit lors d'une réunion du personnel : "Nous aimerions que tu t'occupes de la coordination des bénévoles, tu as un excellent contact avec les gens ! Ou peut-être avez-vous été embauché spécifiquement pour ce rôle, et vous regardez votre bureau vide en vous demandant par où commencer. Quoi qu'il en soit, si vous êtes novice en matière de gestion des bénévoles, vous avez probablement découvert quelque chose de surprenant : ce travail est bien plus complexe que la plupart des gens ne le pensent.
J'ai travaillé avec de nombreux responsables de bénévoles qui avaient été embauchés pour un seul rôle et à qui on avait discrètement confié la gestion des bénévoles en plus de tout le reste. Presque tous disent la même chose : " J'aurais aimé que quelqu'un me dise que c'était un travail à part entière ".
Vous n'êtes pas seul. Des milliers de professionnels du secteur associatif se retrouvent chaque année dans cette situation : soudainement responsables du recrutement, de la gestion et de la fidélisation des bénévoles, sans avoir reçu de formation officielle sur la façon de procéder. Et même si vous êtes excellent dans votre rôle initial (travail social, prestation de programmes, administration, collecte de fonds), la gestion des bénévoles n'est pas un simple " coup de main ". Il s'agit d'un rôle spécialisé avec son propre ensemble de compétences, et la plupart des gens n'en sont jamais informés lorsqu'ils commencent.
Selon Susan J. Ellis, une autorité en matière de gestion des bénévoles, l'une des erreurs les plus courantes commises par les organisations est de ne pas soutenir adéquatement les nouveaux leaders en matière d'engagement bénévole. Elle note que de nombreuses personnes sont " ointes " dans des rôles de gestion des bénévoles sans l'avoir cherché, et qu'elles continuent à considérer leur emploi d'origine comme leur priorité tout en essayant de " caser " des responsabilités liées au bénévolat.
Résultat ? Des responsables débordés, des programmes de bénévolat en difficulté et des occasions manquées d'exploiter véritablement le pouvoir de l'engagement communautaire.
Mais voici la bonne nouvelle : avec les bonnes bases, ces 90 premiers jours n'ont pas à être une succession de chaos et de confusion. Voici ce sur quoi vous devez réellement vous concentrer.
Avant toute chose, il vous faut un système. Pas une base de données compliquée, mais un moyen clair de savoir qui sont vos bénévoles, ce qu'ils font, quand ils sont programmés et comment les joindre.
Au minimum, il vous faut
La taille et le budget de votre organisation déterminent si ces informations sont stockées dans une feuille de calcul, un logiciel simple de gestion des bénévoles ou même un système de classement bien organisé. L'essentiel est la cohérence. Choisissez un système et tenez-vous-y. Une autre excellente ressource à citer est Volunteer Management : Mobilizing All the Resources of the Community, dans lequel McCurley et Lynch font part d'une recherche qui souligne que la fidélisation des bénévoles est directement liée au degré d'organisation et de professionnalisme du système de gestion pour les bénévoles.
Voici un secret qui vous sauvera la vie : Vous ne pouvez pas tout faire en même temps et vous ne devriez pas essayer. Si vous vous sentez déjà en retard, cela ne signifie pas que vous vous y prenez mal. Cela signifie généralement que vous vous sentez concerné et que vous n'avez pas encore eu le temps ou les outils nécessaires. Accordez-vous un peu de grâce et rappelez-vous que vous ne pouvez pas construire un gratte-ciel sans avoir d'abord posé les fondations.
Au cours de vos premières semaines, concentrez-vous sur ces priorités essentielles :
Tout le reste (la réécriture du manuel du bénévole, la nouvelle campagne de recrutement, la refonte de la base de données) peut attendre. Autorisez-vous à faire du triage. Le programme de bénévolat existait avant votre arrivée ; il survivra le temps que vous preniez vos marques.
L'une des plus grandes erreurs que commettent les nouveaux responsables des bénévoles est d'éviter complètement la technologie ou d'essayer de mettre en œuvre tous les outils en même temps.
Commencez simplement. Il vous faut au minimum
À mesure que vous vous sentirez plus à l'aise, vous pourrez explorer les possibilités offertes par les logiciels de gestion des bénévoles, les outils de planification et les systèmes de communication automatisés. De nombreux outils sont disponibles pour faciliter l'accueil, la programmation, la communication et le suivi des heures de bénévolat. Le logiciel le plus sophistiqué du monde ne sera d'aucune utilité si vous n'avez pas mis en place des processus clairs.
La gestion des volontaires est différente d'une organisation à l'autre. Certains responsables des bénévoles sont des leaders stratégiques qui délèguent la supervision quotidienne au personnel du programme. D'autres sont des coordinateurs pratiques qui gèrent tout, du recrutement à la reconnaissance.
Prenez le temps de clarifier les choses :
Cette clarté vous évitera d'innombrables maux de tête et vous aidera à fixer des limites réalistes. Comme le fait remarquer Ellis dans From the Top Down, les organisations omettent souvent de définir clairement la portée et l'autorité des postes de gestion des bénévoles, laissant les nouveaux venus dans ce rôle deviner leurs responsabilités.
Personne n'attend de vous que vous sachiez tout. Mais vous devez savoir où trouver des réponses. Commencez à établir votre liste de ressources :
Le fait d'avoir ces ressources à portée de main signifie que vous ne partez jamais vraiment de zéro. Il est plus que probable que quelqu'un a déjà fait face à votre défi et a documenté la solution.
Si vous ne faites rien d'autre au cours des trois premiers mois, concentrez-vous sur les points suivants :
Semaines 1 à 4 : Écouter et apprendre.
Rencontrez les parties prenantes, observez les pratiques actuelles et identifiez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Ne changez rien pour l'instant. Documentez vos apprentissages.
Semaines 5 à 8 : Organiser et stabiliser.
Mettez de l'ordre dans vos systèmes, établissez des protocoles de communication et réglez les problèmes urgents ou les lacunes.
Semaines 9 à 12 : Planifier et établir des priorités.
Maintenant que vous comprenez la situation, élaborez un plan réaliste pour le prochain trimestre. Concentrez-vous sur une ou deux améliorations clés plutôt que d'essayer de tout régler en même temps.
Commencer un nouveau rôle, en particulier un rôle aux multiples facettes comme la gestion des bénévoles, peut sembler accablant. Mais n'oubliez pas que tous les responsables de bénévoles expérimentés ont déjà été exactement dans la même situation que vous. Nous avons tous fait l'expérience d'une nouvelle fonction. Le secteur a établi des pratiques exemplaires, des communautés de soutien et des stratégies éprouvées pour réussir.
L'essentiel est de se faire plaisir pendant la période d'apprentissage tout en investissant dans la construction d'une base solide. Ces 90 premiers jours sont cruciaux, mais ils ne sont que le début d'une carrière qui peut s'avérer incroyablement gratifiante.
Prochain webinaire
Vous avez besoin de plus de soutien pour vos premiers mois de gestion des bénévoles ? Ce webinaire a été conçu pour les personnes qui se trouvent exactement dans la même situation que vous : nouvelles, motivées et désireuses de bien faire pour leurs bénévoles sans s'épuiser. Rejoignez-nous pour une session interactive de 60 minutes qui approfondit ces sujets avec des outils pratiques que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement.
Karin Henderson, CVA
Directrice, J2KConsulting.co
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