Conseguir el apoyo de la Junta Directiva para su programa de voluntariado

Cuando se dirige un programa de voluntariado, una de las tareas más importantes es presentar información clave a la Junta Directiva de la organización. Estos responsables de la toma de decisiones tienen un gran interés en el éxito del programa de voluntariado pero, a menos que se les presente información sobre el mismo con regularidad, se olvidan de él. Presentar el programa a la Junta Directiva ayuda a garantizar el apoyo, los recursos y el reconocimiento continuos de los esfuerzos de los voluntarios.

Empecemos por lo que realmente interesa a las juntas directivas y a los ejecutivos.

He formado parte y he dirigido varias Juntas de impacto social. Independientemente de la causa específica, he aprendido que los miembros de la Junta suelen centrarse en tres áreas clave a la hora de tomar cualquier decisión.

• Impacto - Al igual que tú, se preocupan por la causa. Quieren saber exactamente cómo contribuye el programa de voluntariado a la misión de la organización. ¿Están marcando los voluntarios una diferencia tangible? ¿Sus esfuerzos mejoran los resultados de las personas a las que prestan servicio? Los datos y las historias deben demostrar la eficacia del programa.
• Riesgo: Deben conocer las posibles responsabilidades, los problemas de seguridad o las cuestiones de cumplimiento. ¿Cuáles son los riesgos de aceptar un nuevo programa o una nueva solicitud? ¿Cuáles son los riesgos de no cumplir? ¿Qué sistemas existen para mitigar el riesgo? ¿Son adecuados?
• Finanzas - Todos los programas, incluida la participación de voluntarios, tienen implicaciones financieras. Las juntas directivas quieren ver el rendimiento de la inversión. ¿Cuánto valor aportan los voluntarios? ¿Ayudan los voluntarios a atraer financiación? ¿En qué medida?

Si se asegura de que su presentación responde a sus preguntas sobre estos tres aspectos, la Junta verá el valor del programa de voluntariado.

¿Qué debe incluir en su presentación?

Una presentación eficaz combina datos concretos con una narración convincente. Incluya algo de cada uno de los siguientes elementos:

Números. Los datos cuantitativos ayudan a demostrar claramente el impacto. Considere información como:

• El número de voluntarios activos
• El número de beneficiarios atendidos por los voluntarios
• Índices de retención de voluntarios y puntuaciones de satisfacción, y
• Comparaciones con años anteriores para mostrar tendencias

Historias. Aunque las cifras proporcionan una base sólida, las historias personales dan vida a esos datos. Comparta:

• La historia de un voluntario que tuvo un impacto significativo
• El testimonio de un cliente o beneficiario sobre cómo le ayudó un voluntario.
• Una historia de éxito que demuestre cómo un voluntariado concreto ha contribuido a la misión.

Citas. Las citas breves e impactantes de voluntarios, clientes o miembros del personal aportan autenticidad. Anote los comentarios positivos que la gente haga sobre el programa y pídales permiso para utilizarlos.

Ahora que ya sabe lo que debe incluir, ¿con qué frecuencia debe presentar la información a su Junta Directiva?

Los programas de voluntariado deben figurar en el orden del día con regularidad, no como una ocurrencia tardía. Recomiendo que las presentaciones se hagan al menos una vez al año; trimestralmente si se trata de un programa grande. Las actualizaciones frecuentes permiten un mejor apoyo continuo. También debería solicitar una presentación cada vez que se produzca un cambio importante. Si va a lanzar un nuevo programa, se enfrenta a un reto importante o busca financiación adicional, puede ser necesaria una presentación especial centrada en ese cambio.

Probablemente tenga curiosidad por saber cómo se consigue incluir un punto en el orden del día.

Las reuniones del Consejo suelen tener poco tiempo, por lo que obtener permiso para hacer una presentación a veces puede ser un reto. Considere estas estrategias:

• Relaciónela con sus prioridades. Enmarca tu petición en términos de impacto, riesgo y finanzas.
• Consiga un aliado. Encuentre a un ejecutivo o miembro del consejo que valore el voluntariado y pueda abogar por usted.
• Sea conciso. Ofrézcase a presentar una breve actualización de entre 10 y 15 minutos.
• Siga los procedimientos formales. Si el consejo tiene un procedimiento establecido para añadir puntos al orden del día, síguelo.

Una vez que hayas hecho tu primera presentación, hazles saber el valor que tiene para ellos que les pongas al día con regularidad, y sugiéreles que hagas una actualización trimestral o anual.

Ahora ya estás en la agenda. ¿Tienes miedo?

No todo el mundo se siente cómodo hablando delante de un grupo. No hay presión, pero la entrega es importante. Aquí tienes algunos consejos para hacerlo más fácil.

• Actúa con confianza , aunque no te sientas así. Usted conoce el valor de su programa de voluntariado; céntrese en su pasión y no en sus nervios. Puede que incluso te engañes a ti mismo.
• Prepárese. Anticípese a las preguntas que le puedan hacer y tenga preparadas las respuestas y los datos de apoyo. Cuanto mejor preparado esté, menos nervioso estará.
• Si es posible, utilice elementos visuales. Una presentación de diapositivas con gráficos, fotos y estadísticas clave hace que la información sea más fácil de digerir, ¡y la gente estará mirando las diapositivas y no a ti!
• Sé conciso. Si no paras de dar detalles, no serás bien recibido. Cíñase a la información más convincente y amplíe la información sólo si se lo piden.

Si presenta periódicamente información actualizada sobre los programas de voluntariado, se asegurará de que los voluntarios reciban el reconocimiento, los recursos y el apoyo que merecen. Cuando los miembros de la Junta ven el verdadero impacto de los voluntarios, es más probable que defiendan el programa e integren el voluntariado en la estrategia general de la organización. Buena suerte.