Obtenir le soutien du conseil d'administration pour votre programme de bénévolat

Lorsqu'on dirige un programme de bénévolat, l'une des tâches les plus importantes consiste à présenter des informations clés au conseil d'administration de l'organisation. Ces décideurs ont tout intérêt à ce que le programme de bénévolat soit couronné de succès, mais s'ils ne reçoivent pas régulièrement des informations à ce sujet, ils risquent de l'oublier. Une présentation au conseil d'administration permet d'obtenir un soutien continu, des ressources et une reconnaissance des efforts des bénévoles.

Commençons par ce qui intéresse vraiment les conseils d'administration et les dirigeants.

J'ai siégé et dirigé un certain nombre de conseils d'administration d'organisations à impact social. Quelle que soit la cause, j'ai appris que les membres des conseils d'administration se concentrent généralement sur trois domaines clés lorsqu'ils prennent une décision.

• Impact - Tout comme vous, ils se soucient de la cause. Ils veulent savoir exactement comment le programme de bénévolat contribue à la mission de l'organisation. Les bénévoles font-ils une différence tangible ? Leurs efforts améliorent-ils les résultats pour les personnes desservies ? Les données et les témoignages doivent démontrer l'efficacité du programme.
• Risque - Ils doivent comprendre les responsabilités potentielles, les problèmes de sécurité ou les questions de conformité. Quels sont les risques liés à l'acceptation d'un nouveau programme ou d'une nouvelle demande ? Quels sont les risques de non-conformité ? Quels sont les systèmes en place pour atténuer les risques ? Sont-ils adéquats ?
• Finances - Chaque programme, y compris l'engagement des bénévoles, a des implications financières. Les conseils d'administration veulent voir un retour sur investissement. Quelle est la valeur ajoutée des bénévoles ? Les bénévoles contribuent-ils à attirer des fonds ? Dans quelle mesure ?

En veillant à ce que votre présentation réponde à leurs questions sur ces trois points, le conseil d'administration comprendra la valeur du programme de bénévolat.

Que devez-vous inclure dans votre présentation ?

Une présentation efficace équilibre des données concrètes avec une narration convaincante. Incluez un élément de chacun des éléments suivants :

Des chiffres. Les données quantitatives permettent de démontrer clairement l'impact. Pensez à des informations telles que

• le nombre de bénévoles actifs
• le nombre de bénéficiaires servis par les bénévoles
• les taux de fidélisation des volontaires et les taux de satisfaction
• les comparaisons avec les années précédentes pour dégager des tendances.

Histoires. Si les chiffres constituent une base solide, les histoires personnelles donnent vie à ces données. Partagez :

• L'histoire d'un bénévole qui a eu un impact significatif
• Le témoignage d'un client ou d'un bénéficiaire sur l'aide apportée par un volontaire.
• Une histoire de réussite démontrant comment un effort bénévole spécifique a soutenu la mission.

Citations. De courtes et puissantes citations de bénévoles, de clients ou de membres du personnel ajoutent de l'authenticité. Prenez soin de noter les commentaires élogieux que les gens font sur le programme et demandez-leur la permission de les utiliser.

Maintenant que vous savez ce qu'il faut inclure, à quelle fréquence devriez-vous faire une présentation à votre conseil d'administration ?

Les programmes de bénévolat doivent figurer régulièrement à l'ordre du jour, et non pas après coup. Je recommande de faire des présentations au moins une fois par an, voire tous les trimestres s'il s'agit d'un programme de grande envergure. Des mises à jour fréquentes permettent un meilleur soutien continu. Vous devriez également demander à faire une présentation à chaque fois qu'un changement majeur se produit. Si vous lancez un nouveau programme, si vous êtes confronté à un défi important ou si vous recherchez un financement supplémentaire, une présentation spéciale axée sur ce changement peut s'avérer nécessaire.

Vous êtes probablement curieux de savoir comment vous pouvez être inscrit à l'ordre du jour.

Les réunions du conseil d'administration sont souvent limitées dans le temps et il est parfois difficile d'obtenir l'autorisation de faire une présentation. Envisagez les stratégies suivantes :

• Reliez votre demande à leurs priorités. Formulez votre demande en termes d'impact, de risque et de finances.
• Trouvez un allié. Trouvez un dirigeant ou un membre du conseil d'administration qui apprécie le bénévolat et qui peut défendre votre cause.
• Soyez concis. Proposez de présenter une brève mise à jour de 10 à 15 minutes.
• Suivez les procédures officielles. Si le conseil d'administration a une procédure établie pour ajouter des points à l'ordre du jour, suivez-la.

Une fois que vous avez fait votre première présentation, faites-leur savoir qu'il est important pour eux que vous les informiez régulièrement, et proposez-leur de le faire tous les trimestres ou tous les ans.

Vous êtes maintenant inscrit à l'ordre du jour. Vous avez peur ?

Tout le monde n'est pas à l'aise pour parler devant un groupe. Il n'y a pas de pression, mais la prestation est importante. Voici quelques conseils pour vous faciliter la tâche.

• Ayez confiance en vous , même si vous ne vous sentez pas à l'aise ! Vous connaissez la valeur de votre programme de bénévolat ; concentrez-vous sur votre passion plutôt que sur vos nerfs. Vous pourriez même vous tromper vous-même !
• Préparez-vous. Anticipez les questions qui pourraient vous être posées et préparez des réponses et des données justificatives. Mieux vous serez préparé, moins vous serez nerveux.
• Si possible, utilisez des supports visuels. Un jeu de diapositives avec des graphiques, des photos et des statistiques clés rend l'information plus facile à assimiler, et les gens regarderont les diapositives et non pas vous !
• Soyez concis. Si vous vous éternisez et que vous donnez tous les détails, vous ne serez pas le bienvenu. Tenez-vous-en aux informations les plus convaincantes et ne les développez que si l'on vous le demande.

En présentant régulièrement les mises à jour du programme de bénévolat, vous vous assurez que les bénévoles reçoivent la reconnaissance, les ressources et le soutien qu'ils méritent. Lorsque les membres du conseil d'administration constatent l'impact réel des bénévoles, ils sont plus enclins à défendre le programme et à intégrer le bénévolat dans la stratégie globale de l'organisation. Bonne chance !