Ganhar o apoio da direção para o seu programa de voluntariado

Quando se lidera um programa de voluntariado, uma das tarefas mais importantes é apresentar informações importantes ao Conselho de Administração da organização. Estes decisores têm um grande interesse no sucesso do programa de voluntariado mas, a não ser que a informação sobre o mesmo lhes seja apresentada regularmente, acaba por ser esquecida. A apresentação ao seu Conselho de Administração ajuda a garantir o apoio contínuo, os recursos e o reconhecimento dos esforços dos voluntários.

Vamos começar com o que realmente interessa aos conselhos de administração e aos executivos.

Já fiz parte e liderei vários Conselhos de Administração com impacto social. Independentemente da causa específica, aprendi que os membros do Conselho de Administração se concentram normalmente em três áreas-chave quando tomam uma decisão.

• Impacto - Tal como você, eles preocupam-se com a causa. Eles querem ver exatamente como o programa de voluntariado está a contribuir para a missão da organização. Os voluntários estão a fazer uma diferença tangível? Os seus esforços estão a melhorar os resultados para as pessoas servidas? Os dados e as histórias devem demonstrar a eficácia do programa.
• Risco - A organização precisa de compreender potenciais responsabilidades, preocupações de segurança ou questões de conformidade. Quais são os riscos envolvidos na aceitação de qualquer novo programa ou pedido que faça? Quais são os riscos de não cumprir? Que sistemas existem para mitigar os riscos? São adequados?
• Finanças - Todos os programas, incluindo o envolvimento de voluntários, têm implicações financeiras. As direcções querem ver o retorno do investimento. Qual é o valor do contributo dos voluntários? Os voluntários ajudam a atrair financiamento? Quanto?

Ao assegurar que a sua apresentação responde às perguntas sobre estes três aspectos, a Direção verá o valor do programa de voluntariado.

O que deve incluir na sua apresentação?

Uma apresentação eficaz equilibra dados concretos com uma narrativa convincente. Inclua algo de cada um dos seguintes elementos:

Números. Os dados quantitativos ajudam a demonstrar claramente o impacto. Considere informações como:

• O número de voluntários activos
• O número de beneficiários servidos pelos voluntários
• Taxas de retenção de voluntários e índices de satisfação, e
• Comparações com anos anteriores para mostrar tendências

Histórias. Embora os números forneçam uma base sólida, as histórias pessoais dão vida a esses dados. Partilhe:

• A história de um voluntário que causou um impacto significativo
• Um testemunho de um cliente ou beneficiário sobre a forma como um voluntário o ajudou
• Uma história de sucesso que demonstre como um esforço voluntário específico apoiou a missão

Citações. Citações curtas e fortes de voluntários, clientes ou funcionários acrescentam autenticidade. Faça questão de anotar os comentários positivos que as pessoas fazem sobre o programa e peça-lhes autorização para os utilizar.

Agora que já sabe o que incluir, com que frequência deve fazer apresentações à sua Direção?

Os programas de voluntariado devem estar na agenda regularmente, não apenas como uma reflexão posterior. Recomendo que as apresentações sejam feitas pelo menos uma vez por ano; trimestralmente se for um programa grande. Actualizações frequentes permitem um melhor apoio contínuo. Também deve pedir para fazer uma apresentação sempre que ocorrerem alterações importantes. Se estiver a lançar um novo programa, a enfrentar um desafio sério ou a procurar financiamento adicional, pode ser necessária uma apresentação especial centrada nessa mudança.

Provavelmente, tem curiosidade em saber como é que se entra na ordem de trabalhos.

As reuniões do conselho de administração são muitas vezes apertadas em termos de tempo, pelo que obter autorização para fazer uma apresentação pode, por vezes, ser um desafio. Considere estas estratégias:

• Associe-o às suas prioridades. Enquadre o seu pedido em termos de impacto, risco e finanças.
• Consiga um aliado. Encontre um executivo ou membro do conselho que valorize o voluntariado e possa defendê-lo.
• Seja conciso. Ofereça-se para apresentar uma breve atualização de 10 a 15 minutos.
• Siga os procedimentos formais. Se a direção tiver um processo definido para adicionar itens à agenda, siga-o.

Depois de ter feito a sua primeira apresentação, diga-lhes que é importante para eles que os actualize regularmente e sugira que faça uma atualização trimestral ou anual.

Agora está na ordem de trabalhos. Sente-se assustado?

Nem toda a gente se sente confortável a falar em frente a um grupo. Sem pressão, mas a apresentação é importante. Aqui ficam algumas dicas para facilitar a tarefa.

• Mostre-se confiante - mesmo que não se sinta assim! Sabe o valor do seu programa de voluntariado; concentre-se na sua paixão e não nos seus nervos. Até se pode enganar a si próprio!
• Faça a sua preparação. Antecipe as perguntas que poderão ser feitas e tenha respostas e dados de apoio prontos. Quanto mais bem preparado estiver, menos nervoso ficará.
• Se possível, utilize recursos visuais. Uma apresentação de diapositivos com gráficos, fotografias e estatísticas importantes torna a informação mais fácil de digerir e as pessoas estarão a olhar para os diapositivos e não para si!
• Seja conciso. Se se alongar e der todos os pormenores, não será bem recebido. Limite-se às informações mais importantes e desenvolva-as apenas se lhe pedirem.

Ao apresentar regularmente actualizações do programa de voluntariado, garante que os voluntários recebem o reconhecimento, os recursos e o apoio que merecem. Quando os membros da Direção vêem o verdadeiro impacto dos voluntários, é mais provável que defendam o programa e integrem o voluntariado na estratégia global da organização. Boa sorte!