Lignes directrices sur les meilleures pratiques en matière de volontariat - en action !

En juin 2023, Volunteering New Zealand a lancé les lignes directrices sur les meilleures pratiques en matière de bénévolat. Depuis, des ateliers et des outils ont été mis au point pour soutenir leur mise en œuvre et des organisations ont déjà fait part des améliorations qu'elles ont constatées dans leurs programmes de bénévolat.

Ateliers et outils

Les lignes directrices sur les meilleures pratiques s'articulent autour du cycle de vie du bénévole, depuis le jour où il entend parler de votre organisation jusqu'à celui où il la quitte. Elles couvrent sept domaines clés et sont conçues comme des conseils sur ce que vous pourriez faire, et non sur ce que vous devriez faire.

Depuis leur publication sur le site web de Volunteering New Zealand, les lignes directrices ont été consultées plus de 15 000 fois. VNZ a organisé des ateliers en ligne et en personne pour présenter les lignes directrices.

Heidi Quinn, responsable de la gestion des bénévoles à VNZ, déclare : "Les responsables des bénévoles aiment partager leurs pratiques actuelles et réfléchir aux changements qu'ils pourraient apporter. Les lignes directrices leur donnent un cadre pour intégrer les meilleures pratiques dans leur organisation".

VNZ a également redéveloppé son outil en ligne, LeadMe, pour soutenir l'analyse des lacunes basée sur les lignes directrices.

"Les responsables des volontaires peuvent répondre aux questions de LeadMe, réfléchir aux pratiques actuelles et identifier les prochaines étapes. Cela peut servir de base au développement ou à l'amélioration d'un programme de gestion des volontaires", explique Heidi.

Organisations appliquant les meilleures pratiques

Voici quelques exemples d'organisations qui ont déjà mis en œuvre les lignes directrices.

Les services bénévoles de Health New Zealand Te Whatu Ora Waikato se sont fixé des objectifs en matière de formation, de recrutement et de reconnaissance, en s'inspirant des meilleures pratiques.

"Lorsque vous êtes un service bénévole au sein d'une organisation professionnelle, les lignes directrices sur les meilleures pratiques en matière de bénévolat fournissent une base solide pour référencer les meilleures pratiques", déclare Chris Atkinson, conseillère en bénévolat à Health New Zealand Te Whatu Ora Waikato.

Elle explique que son service volontaire "accomplit beaucoup avec des ressources limitées" - en fixant des objectifs réalisables pour son service qui a dû redémarrer après que les perturbations du COVID-19 l'aient paralysé.

"Pendant 18 mois, nous n'avons pas recruté de volontaires, ce qui représente une énorme lacune à combler. Mais il y a de grandes opportunités, surtout avec les nouveaux volontaires qui sont plus technophiles".

Le service a mis en place de nouveaux modules de formation en ligne pour les bénévoles, et les qualifications sont consignées dans les dossiers des bénévoles.

Les bonnes pratiques comprennent une bonne communication avec les nouvelles recrues bénévoles sur les vérifications à effectuer, le temps que cela peut prendre et les raisons pour lesquelles ces vérifications sont nécessaires pour certains rôles. Les besoins des bénévoles sont au centre des préoccupations, comme la formation en ligne, plus rapide et plus accessible, et le fait que les bénévoles se sentent connectés, même au sein d'une grande organisation hiérarchique.

"Il [le guide du bénévole] aide le personnel clinique à comprendre que le service bénévole n'est pas une sorte d'heure d'amateur ; nous avons nous aussi des lignes directrices professionnelles".

Nikki Cameron et Alex Millar s'amusent comme des fous au sein de l'équipe des bénévoles de l'événement Fieldays 2024.

Les bénévoles de l'événement annuel Fieldays bénéficient désormais d'une expérience plus structurée et plus attrayante, après l'introduction de nouveaux processus au cours des dernières années.

Beth Jobin, responsable des ressources humaines et de la culture à la New Zealand National Fieldays Society, explique que lorsqu'elle a pris ses fonctions il y a deux ans, le processus de recrutement et d'intégration des bénévoles consistait à "remplir un formulaire, assister à une réunion d'information préalable à l'événement, puis se présenter à l'événement".

"Nous devions comprendre et mettre en œuvre de meilleurs moyens d'attirer, de recruter et d'intégrer les bénévoles".

Les améliorations ont consisté en une séance d'orientation sur place au cours de laquelle les nouveaux bénévoles sont informés de l'historique de la NZ National Fieldays Society, de l'événement Fieldays, de leur rôle dans la réalisation de l'événement et d'une visite du site. Lors d'une réunion d'information préalable à l'événement, ils rencontrent d'autres bénévoles, reçoivent un sac de friandises et un uniforme qu'ils utiliseront pendant toute la durée de l'événement.

La reconnaissance et la récompense sont des pratiques importantes pour la Société et contribuent à la fidélisation des bénévoles. La société émet des badges numériques pour reconnaître les étapes importantes et les autres services rendus, et invite les bénévoles à une cérémonie annuelle de remise des prix.

"Les bénévoles ont un impact considérable ; sans eux, nous ne pourrions pas organiser notre événement. Nous leur accordons une grande valeur et nous nous efforçons de reconnaître leur contribution et leurs efforts. Nos volontaires adorent faire partie d'un événement aussi emblématique et mondial".

Briar, Judith et Hazel Elliot sont bénévoles chaque année aux Fieldays.

Conclusion

Les lignes directrices sur les meilleures pratiques en matière de bénévolat s'avèrent être une ressource précieuse pour le secteur communautaire. Par le biais d'ateliers, d'outils et de ressources en ligne, Volunteering New Zealand veille à ce qu'elles soient accessibles et faciles à mettre en œuvre.