Em junho de 2023, o Volunteering New Zealand lançou as Diretrizes de Boas Práticas para os Voluntários. Desde então, desenvolveram workshops e ferramentas para apoiar a sua implementação e já estão a receber notícias de organizações que estão a ver melhorias nos seus programas de voluntariado.
As Diretrizes de Boas Práticas estão estruturadas em torno de um ciclo de vida do voluntário - desde o dia em que um voluntário ouve falar da sua organização até ao dia em que sai. Abrangem sete áreas de prática fundamentais e são enquadradas como orientações sobre o que pode fazer, não o que deve fazer.
Desde o seu lançamento no sítio Web do Volunteering New Zealand, as diretrizes foram acedidas mais de 15.000 vezes. A VNZ organizou workshops online e presenciais para apresentar as diretrizes.
Heidi Quinn, líder de gestão de voluntários da VNZ, afirma: "Os gestores de voluntários adoram partilhar as suas práticas actuais e refletir sobre os pontos em que podem fazer alterações. As diretrizes dão-lhes uma estrutura para incorporar as melhores práticas nas suas organizações".
A VNZ também desenvolveu a sua ferramenta online, LeadMe, para apoiar a análise de lacunas com base nas Diretrizes.
"Os gestores de voluntários podem responder às perguntas da LeadMe, refletir sobre as práticas actuais e identificar os próximos passos. Isto pode ser a base para desenvolver ou melhorar um programa de gestão de voluntários", diz Heidi.
Eis alguns exemplos de organizações que já estão a aplicar as diretrizes.
Os serviços de voluntariado da Health New Zealand Te Whatu Ora Waikato estabeleceram objectivos para a formação, recrutamento e reconhecimento, com base nas melhores práticas.
"Quando se trata de um serviço de voluntariado numa organização profissional, as Diretrizes para as Melhores Práticas de Voluntariado fornecem uma base sólida para fazer referência às melhores práticas", afirma Chris Atkinson, conselheira de voluntários da Health New Zealand Te Whatu Ora Waikato.
Segundo ela, o seu serviço de voluntariado está a "conseguir muito com recursos limitados" - estabelecendo objectivos exequíveis para o seu serviço, que teve de recomeçar depois de as perturbações provocadas pela COVID-19 o terem paralisado.
"Durante 18 meses, não houve recrutamento de voluntários, o que representa uma enorme lacuna a preencher. Mas há grandes oportunidades, especialmente porque os novos voluntários são mais técnicos."
O serviço introduziu novos módulos de formação em linha para os voluntários e as qualificações são documentadas nos registos dos voluntários.
As melhores práticas incluem uma boa comunicação com os novos voluntários recrutados sobre os exames necessários, o tempo que pode demorar e as razões pelas quais é necessário para determinadas funções. As necessidades dos voluntários são centrais, como a formação em linha, por ser mais rápida e acessível, e o facto de os voluntários se sentirem ligados, mesmo numa organização grande e hierárquica.
"As diretrizes para os voluntários ajudam o pessoal clínico a compreender que o serviço de voluntariado não é uma espécie de hora de amadores; também nós temos diretrizes profissionais."
Nikki Cameron e Alex Millar divertem-se imenso como parte da equipa de voluntários do evento Fieldays 2024.
Os voluntários do evento anual Fieldays beneficiam agora de uma experiência mais estruturada e envolvente, depois de terem sido introduzidos novos processos nos últimos anos.
Beth Jobin, executiva para as pessoas e a cultura da Sociedade Nacional de Fieldays da Nova Zelândia, afirma que, quando assumiu as suas funções há dois anos, o processo de recrutamento e integração dos voluntários consistia em "preencher um formulário, assistir a uma sessão de informação pré-evento e depois comparecer no evento".
"Precisávamos de compreender e implementar melhores formas de atrair, recrutar e integrar voluntários".
As melhorias incluíram uma sessão de orientação no local, em que os novos voluntários são informados sobre os antecedentes da NZ National Fieldays Society, o evento Fieldays, o seu papel na realização do mesmo e uma visita ao local. Numa sessão de informação antes do evento, conhecem outros voluntários, recebem um saco de brindes e um uniforme para usar durante o evento Fieldays.
O reconhecimento e a recompensa são práticas importantes para a Sociedade e apoiam a retenção de voluntários. A Sociedade emite crachás digitais para reconhecer marcos e outros serviços e convida para um evento anual de entrega de prémios.
"Os voluntários têm um impacto enorme; sem eles, não poderíamos realizar o nosso evento. Damos-lhes muito valor e trabalhamos arduamente para reconhecer o seu contributo e esforço. Os nossos voluntários adoram fazer parte de um evento tão icónico e global."
Briar, Judith e Hazel Elliot são voluntárias todos os anos em Fieldays.
As Orientações sobre Boas Práticas para os Voluntários estão a revelar-se um excelente recurso para o sector comunitário. Através de workshops, ferramentas e recursos em linha, o Volunteering New Zealand está a garantir que são acessíveis e fáceis de implementar.
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