Le modèle de gestion communautaire des volontaires : Transformer la sélection et le placement des volontaires

Les centres de bénévolat remplissent de nombreuses fonctions au sein d'une communauté. En ce qui concerne la façon dont les centres interagissent avec les bénévoles, bien que certains offrent des conseils aux bénévoles, aucun autre en Amérique du Nord, à notre connaissance, ne fait un pas dans le domaine de l'accueil et de la sélection pour le compte des organisations à but non lucratif qu'il sert. Cette démarche est révolutionnaire. Volunteer Lethbridge a développé un modèle appelé Community Volunteer Management Model (CVMM)
qui améliore considérablement le succès du recrutement et du placement des bénévoles.

Création d'un bassin de bénévoles communautaires

Souvent, l'accueil et la sélection des bénévoles impliquent de les envoyer dans un long fleuve de paperasse. Cela coûte du temps, de l'argent et des efforts au secteur à but non lucratif. Mais que se passerait-il s'il existait un " bassin " de bénévoles communautaires présélectionnés et prêts à s'engager auquel les organismes pourraient avoir accès ?

Volunteer Lethbridge a créé cette réserve en fournissant les ressources, le temps et les compétences nécessaires pour aider les bénévoles à franchir le parcours de la rivière paresseuse - afin qu'ils puissent atterrir dans la piscine, prêts à être tirés hors de l'eau et à occuper un poste.

1. Sensibilisation - La sensibilisation et la promotion constituent la première étape du processus. Nous entrons en contact avec les volontaires par le biais d'activités de sensibilisation étendues et continues.
2. Candidature - Une fois intéressé, le bénévole remplit une demande auprès de nous, le Centre du bénévolat, plutôt qu'auprès d'une organisation à but non lucratif. Pour le bénévole, cette démarche est particulièrement utile s'il n'est pas encore certain de l'endroit où il souhaite faire du bénévolat.
3. Conseils - Les bénévoles rencontrent ensuite un conseiller. Ensemble, ils examinent les intérêts, les objectifs et les talents du candidat afin de déterminer les possibilités qui lui conviennent le mieux. Les candidats apprennent également que Volunteer Lethbridge est une ressource pour tout ce qui concerne le bénévolat.
4. Collecte des renseignements - Selon le niveau de responsabilité que le candidat souhaite assumer dans un poste de bénévole, Volunteer Lethbridge recueille et conserve les vérifications de renseignements policiers et deux références pour les bénévoles et les organismes dans le cadre de Better Impact. Ce processus permet d'éviter les doublons pour les bénévoles qui envisagent plus d'une opportunité de bénévolat.
5. Recommandation - Une fois tous les documents recueillis, nous envoyons une recommandation à l'organisme ou aux organismes choisis par le bénévole. Les organismes communautaires à but non lucratif n'ont plus à consacrer de temps à la recherche et à la sélection d'un nouveau bénévole potentiel. Le bénévole est prêt à s'engager et à se former dès qu'il atteint le "plongeoir".
6. Suivi - notre travail se poursuit après la recommandation. Nous restons en contact avec nos bénévoles par le biais de bulletins d'information réguliers, d'événements, d'une application mobile et d'un soutien général aux bénévoles. Nous aidons également les organisations à but non lucratif à gérer leurs bénévoles.

Les avantages sont les suivants :

• Les bénévoles sont prêts à être intégrés dès qu'ils arrivent dans l'organisation à but non lucratif. Il faut entre 3 et 6 heures pour attirer et sélectionner efficacement UN bénévole, ce qui représente un gain de temps considérable pour la gestion des ressources humaines.
• Les bénévoles ne passent qu'une seule fois par le processus d'accueil et de sélection, puis peuvent être placés dans plusieurs organisations.
• Diminution de la responsabilité des organismes qui emploient des bénévoles, car la sélection est effectuée uniformément par Volunteer Lethbridge.
• La centralisation permet la collecte de données localisées. Il n'y a jamais eu autant de données à la portée d'un centre de bénévolat. Nous n'avons plus besoin d'attendre des données nationales déjà périmées que nous extrayons pour avoir une idée des tendances en matière d'engagement.

En 2023, VL a orienté 1000 volontaires, contre 650 l'année précédente (qui était la première année complète de ce modèle). En 2023, VL a recommandé des bénévoles à 58 de ses 74 organisations membres (certaines n'ont pas besoin de bénévoles).

Volunteer Lethbridge a reçu des fonds pour déterminer comment partager ce modèle avec d'autres communautés. Il est difficile d'innover en matière de gestion des bénévoles, mais nous nageons dans la bonne direction. À une époque où le secteur bénévole à but non lucratif subit d'énormes pressions, nous n'avons d'autre choix que de trouver de nouvelles façons d'engager les bénévoles, de faire en sorte qu'il soit le plus facile possible pour les bénévoles d'assumer leur rôle, et le plus facile possible pour les organismes d'accueil de les intégrer dans le merveilleux travail qu'ils accomplissent.