A fidelização começa com o recrutamento

O envolvimento de voluntários centra-se muito em termos como recrutamento, integração, orientação, mas quanto é que nos concentramos no nosso acolhimento, no nosso cultivo de pertença.

Muitas vezes, quando pensamos em reter voluntários, associamos reconhecimento e retenção. Embora seja verdade que não se pode ter uma boa retenção sem valorizar adequadamente o que os voluntários estão a dar à sua organização, gostaria de argumentar que o mais importante é a experiência de recrutamento.

"Você nunca tem uma segunda chance de causar uma primeira impressão"
- Will Rogers

O que é que está a comunicar aos potenciais voluntários? O que é que o seu sítio Web comunica sobre os voluntários na sua agência? É fácil encontrar a sua candidatura? É fácil descobrir o processo para se tornar voluntário? Os potenciais voluntários sentem-se apreciados?

Quando é que os voluntários se devem sentir apreciados? Não é depois de terem começado e terem "merecido" o reconhecimento, é no momento em que consideram dar o seu tempo. Quer alguém seja adequado para ser voluntário na sua organização ou mais adequado noutro lugar, deve sair das suas interações consigo sentindo que já causou um impacto.

Num webinar em que participei, o instrutor fez a seguinte pergunta:

"Se a sua organização tivesse todo o dinheiro que pudesse precisar para funcionar, continuaria a envolver voluntários? Porquê?"

Adoro esta pergunta porque nos faz parar e considerar o impacto significativo que os voluntários têm. "Porque precisamos de mais mãos" é uma razão absolutamente válida, mas não deve ser a única razão pela qual se envolve voluntários. Quando entrevisto voluntários, partilho frequentemente a razão pela qual a organização os utiliza. Para além de prestarem apoio integral à comunidade, os voluntários são os nossos mobilizadores comunitários. Eles têm um coração para a sua organização que não é motivado por uma compensação monetária. Não estou a dizer que os que ocupam cargos remunerados não sejam dedicados ao seu trabalho, mas os voluntários trazem algo um pouco diferente.

"O voluntariado é o derradeiro exercício de democracia. Vota-se nas eleições uma vez por ano, mas quando se é voluntário, vota-se todos os dias sobre o tipo de comunidade em que se quer viver." - Autor Desconhecido

Os voluntários carregam as suas paixões nas mangas; falam com amigos e familiares sobre o seu tempo de voluntariado. Isso pode moldar a forma como avançam nas suas carreiras, no seu autocuidado e na sua realização. Para muitas organizações, os voluntários desempenham um papel direto na ajuda ao pessoal de apoio para que possam continuar o trabalho que estão a fazer. Os voluntários desempenham um papel fundamental na prevenção do esgotamento dos que trabalham na linha da frente. Partilho estes aspectos nas entrevistas e faço questão de lhes dizer que o simples gesto de nos candidatarmos ou de nos sentarmos para uma entrevista nos mantém ligados à bondade da humanidade.

Os voluntários podiam optar por passar o seu tempo em qualquer outro sítio... quantas horas se perdem só com o Tik Tok? Eu perco MUITAS, mas os voluntários escolhem colocar esses dispositivos e estar presentes na sua organização, seja plantando árvores, amando animais ou fornecendo intervenção em crises, eles escolheram você! Reconheça isso.

Quando um voluntário é valorizado antes mesmo de começar, ele fica por perto. A sua melhor estratégia de recrutamento é a sua equipa de voluntários. Quando se cria uma cultura de apreço e de valorização, os voluntários contam aos outros como é fazer parte de uma equipa que valoriza mais a pessoa que são do que as tarefas que realizam. A notícia espalhar-se-á e as pessoas virão ter consigo. Imagine ter uma lista de espera de voluntários que desejam começar a fazer voluntariado na sua organização porque ouviram como é fantástico fazer parte da equipa.

Uma das coisas que considero incrivelmente útil são as respostas automáticas às candidaturas. No momento em que um voluntário se candidata, recebe um e-mail a agradecer-lhe por ter considerado a organização. Em seguida, ofereço uma sensação de ligação, partilhando pequenos factos sobre mim, tais como há quanto tempo faço o trabalho e destacando os meus dois cães que adoro. Isso cria uma conexão pessoal e humana antes mesmo de eu conhecê-los.

A ligação é o que move as pessoas. Se elas se sentirem conectadas e vistas, elas trarão mais do que você pode imaginar.

Maya Angelou disse: "Eu aprendi que as pessoas esquecerão o que você disse, as pessoas esquecerão o que você fez, mas as pessoas nunca esquecerão como você as fez sentir."

A sua entrevista com os voluntários é uma forma fantástica de criar ligação e investimento. Aqui estão algumas coisas que eu faço:

1. Pergunte ao candidato para responder 'Se tivéssemos todos os fundos que pudéssemos precisar, por que ainda envolveríamos voluntários?" Use isso como uma oportunidade para compartilhar sua resposta para isso também.
2. Pergunte como é que eles gostam de ser apreciados. Esta pergunta muitas vezes apanha os voluntários desprevenidos. Às vezes, os voluntários não têm uma resposta porque nunca pensaram sobre isso. Não faz mal, porque o que comunicou foi uma cultura de apreciação e que, embora saibamos que eles não são motivados por elogios, somos intencionais sobre como mostramos a nossa apreciação.
3. Discutir a colaboração. Confiar na sua equipa para serem os especialistas no que fazem cria uma motivação dentro deles e um sentido de propriedade trazendo as melhores ideias e criando uma cultura de colaboração.

Quando a sua primeira impressão desde o momento do recrutamento cria colaboração e ligação, a retenção segue-se.