Ciana Lancaster, Marketing & Outreach Manager, Nonprofit Learning Lab
Relatórios de Voluntários para a Liderança
Transformar os dados dos voluntários em informação para a liderança
O envolvimento dos voluntários é um ativo estratégico nas organizações orientadas para a missão. No entanto, muitas vezes, os dados do programa de voluntariado ficam enterrados em folhas de cálculo ou são reduzidos a contagens de "horas de voluntariado servidas" que deixam os líderes e as direcções sem saber como interpretá-los. Os líderes das organizações sem fins lucrativos querem mais do que registos de actividades ou um único número. Eles querem informações que os ajudem a decidir onde investir e se os programas de voluntariado estão realmente a causar impacto.
O que mais importa para a liderança é saber se o programa de voluntariado está a contribuir para os verdadeiros objectivos da organização, e não apenas a somar horas. É isso que os ajuda a justificar a atribuição de fundos, tempo dos funcionários e ferramentas para apoiar o envolvimento dos voluntários.
Ir para além das horas: Ligar os Voluntários aos Resultados
A maioria das organizações já regista as horas de voluntariado. Mas as horas são apenas o primeiro passo para medir o valor. O que tende a ter mais impacto na liderança é o que essas horas realmente possibilitaram: quantos clientes foram atendidos, suprimentos distribuídos, eventos realizados ou resultados alcançados. O valor estimado em dólares do tempo de voluntariado é útil, mas é muito mais poderoso quando associado aos resultados da missão e não apenas à poupança de custos.
Indicadores úteis para os líderes
- Taxa de retenção de voluntários: quantas pessoas regressam de facto
- Satisfação e envolvimento dos voluntários: o que lhe dizem os inquéritos e o feedback
- Taxas de preenchimento de funções: quais as funções que são preenchidas rapidamente e quais as que não o são
- Resultados dos voluntários: tarefas concluídas, serviços prestados ou resultados para os clientes associados à atividade dos voluntários
Estas são frequentemente as métricas que suscitam mais discussões na direção, porque mostram o impacto no mundo real num relance.
Utilizar os dados para contar histórias convincentes
Os dados quantitativos combinados com informações qualitativas são mais persuasivos do que qualquer um deles isoladamente. As pessoas gostam de ver os números e o seu contexto:
- Combine taxas de retenção e métricas de preenchimento de funções com citações ou pequenas histórias de voluntários.
- Associe as percepções dos voluntários à angariação de fundos ou aos resultados do programa, por exemplo, os voluntários ajudam a garantir doações ou apoiam grandes eventos.
- Mostre como o envolvimento dos voluntários contribui para uma maior resiliência organizacional.
Acompanhe o que mais interessa aos líderes
Os conselhos de administração e as equipas executivas querem saber se o programa de voluntariado está a funcionar, a melhorar ao longo do tempo e se vale a pena continuar a investir. O enquadramento mais útil é relatar a eficácia, a qualidade do engajamento e os resultados.
Eficácia do Programa
O programa de voluntariado está funcionando?
- Retenção vs. rotatividade: quantos voluntários regressam ano após ano em comparação com o número de voluntários que abandonam o programa
- Capacidade vs. necessidade: se tem voluntários suficientes para satisfazer a procura e preencher funções críticas
- Satisfação e desenvolvimento de competências: evidência de que os voluntários se sentem apoiados, formados e confiantes
Qualidade do envolvimento
Os voluntários estão verdadeiramente empenhados?
- Satisfação e feedback dos voluntários: tendências dos inquéritos, entrevistas de saída ou feedback informal
- Progressão e empenhamento: movimento para funções avançadas, posições de liderança ou oportunidades repetidas
- Consistência do serviço: os voluntários aparecem regularmente e de forma fiável
Resultados
O que mudou pelo facto de os voluntários terem comparecido?
- Serviços prestados: clientes servidos, refeições preparadas, telefonemas efectuados, recursos distribuídos
- Alcance dos clientes ou impacto na comunidade: maior acesso, melhor qualidade, maior capacidade
- Alinhamento com as prioridades estratégicas: ligações claras ao crescimento, equidade, alcance ou sustentabilidade
Estas métricas ajudam os líderes a compreender os voluntários não como mão de obra suplementar, mas como contribuintes para resultados mensuráveis.
Crie relatórios estratégicos que os líderes realmente usarão
Os conselhos de administração e as equipas executivas são inundados com painéis e relatórios. Para fazer com que os dados dos voluntários ressoem, mantenha-os concisos e estratégicos.
Uma página pronta para a diretoria geralmente inclui
- Os principais KPIs de voluntários ao longo do tempo (retenção, atividade, resultados do programa)
- Linhas de tendência que mostram mudanças no envolvimento ano após ano
- Impacto na missão, não apenas no processo. Responda: "O que é que mudou porque os voluntários apareceram?"
- Ligações a prioridades estratégicas, tais como objectivos de crescimento ou expansão de serviços
Muitas vezes, as pessoas têm dificuldade em interpretar e encontrar um valor elevado apenas nas horas. Mostrar crescimento e resultados consistentes e mensuráveis ligados aos objectivos organizacionais são os dados-chave que apoiam as decisões de financiamento.
Se precisar de alguma orientação, tente usar uma ferramenta como o guia do Nonprofit Learning Lab, What You Should Measure From Your Volunteer Program, que fornece métricas para melhorar a eficácia e impulsionar a sustentabilidade.
Utilize os dados para definir o seu orçamento para voluntários
Quando os líderes vêem fortes evidências do impacto do voluntariado, sentem-se mais à vontade para investir. Uma medição clara e consistente dá aos líderes a confiança de que os programas de voluntariado são estratégicos, sustentáveis e estão alinhados com os objectivos da missão.
Comparações de custo-benefício
O valor económico do tempo do voluntário versus o investimento em ferramentas e pessoal.
Métricas de retorno sobre engajamento
Melhorias na retenção ligadas a uma melhor integração ou ferramentas.
Previsão de necessidades
Utilizar tendências passadas para estimar a procura de voluntários ou as necessidades de formação para o ano seguinte.
Apoio à decisão
Provas de que as funções dos voluntários apoiam diretamente os resultados da missão e as prioridades estratégicas.
